Tugas Staff Administrasi

LancangKuning - Menurut bahasa administrasi berarti mengatur atau mengendalikan. Sedangkan menurut istilah administrasi merupakan sebuah rangkaian kegiatan atau usaha(catat-mencatat, surat-menyurat, agenda, mengetik, dan pembukuan) yang berkaitan dengan  pengaturan dan pengawasan suatu hal dalam sebuah organisasi demi mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan bersama. Tanpa adanya administrasi, semua tujuan tidak akan terjadi atau tercapai.

Ciri-ciri Administrasi.

Semua akan dikatakan administrasi jika memenuhi beberapa ciri-ciri berikut:

1. Adanya sebuah organisasi.
   Proses administrasi akan dapat terjadi jika di dalamnya memiliki sebuah organisasi. Contohnya harus memiliki 2 orang atau lebih yang saling mendukung.
2. Adanya kerjasama saling melengkapi.
   Di dalam proses administrasi akan terjadi sebuah kerjasama antara tiap individu di sebuah organisasi.
3. Memiliki sebuah tujuan.|Sebuah administrasi harus memiliki tujuan atau target yang telah ditetapkan bersama agar kegiatan kerja dan administrasi dapat ter-arah.

Tujuan Administrasi.

Sebuah administrasi pastinya memiliki sebuah tujuan agar kegiatan dapat tercapai secara bersama. Berikut beberapa tujuan administrasi, diantaranya:

• Memantau pekerjaan dan pendataan yang di lakukan oleh staff.
• Melakukan pengelolaan dan penataan organisasi.
• Mengamankan kegiatan usaha atau kerja.
• Menyusun data administrasi secara rapi dan tepat.

Fungsi Administrasi.

Setiap pekerjaan pasti memiliki fungsinya masing-masing,termasuk administrasi. Berikut fungsi administrasi,yaitu:

• Pekerjaan bisa terbagi secara efektif dan efisien.
• Tugas-tugas kantor bisa terselesaikan.
• Kerjasama dengan departemen lain menjadi lebih terarah.
• Pengarsipan dokumen terorganisir dengan sangat baik.

Jenis-jenis Staff Administrasi Beserta Tugasnya.

Ada beberapa jenis staff administrasi, diantaranya sebagai berikut:

Staff Administrasi Gudang

Tugas-tugasnya :

• Merekap data pemesanan barang.
• Memeriksa jumlah stok.
• Memesankan barang.
• Menyusun dan menghitung suatu barang.

Staff Administrasi Keuangan.

Tugasnya : 

• Mengurus surat.
• Mencatat dan menyusun informasi keuangan.
• Membuka rekening, menentukan setoran, dan menangani pembayaran.

Staff Administrasi Marketing.

Tugasnya :

• Mencatat alamat pengiriman.
• Mencatat nama-nama barang yang akan dikirimkan.
• Menyerahkan nota penjualan.
• Mengarsipkan bukti tanda tangan penjualan.

Staff Administrasi Bank.

Tugasnya : 

• Melakukan kegiatan pelayanan kantor.
• Melakukan kegiatan administrasi.
• Mengorganisir dokumen dan sistem data.
• Membuat laporan informasi bulanan.
• Berkontribusi dengan kegiatan audiens.

Staff Administrasi Pendidikan.

Tugasnya : 

• Membuat program kerja pendidikan
• Mengkoordinasikan pelaksanaan 7 K
• Mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pendidikan
• Mengawasi penyusunan laporan periodic dari masing-masing divisi

Tugas Staff Administrasi.

Tugas staff administrasi dibagi menjadi dua,yaitu sebagai berikut:

1. Tugas secara umum.

• Merencanakan kegiatan rapat secara teratur.
• Menjaga file elektronik dan file fisik.
• Mengatur dan memberikan dokumen, laporan, dan informasi.
• Menyelesaikan masalah administrasi dan mencari solusi.
• Berperan sebagai penghubung dengan departemen lain
• Bekerja dengan sangat mandiri.

2. Tugas secara khusus.

• Melakukan pembukuan.
  Setiap staff administrasi ditugaskan untuk memantau dan mencatat pengeluaran biaya. tugas dapat berupa membuat spreadsheet hingga melaporkan biaya kepada manajemen kantor.dengan begitu, setiap staff administrasi harus memiliki pengetahuan perangkat lunak pembukuan kantor, seperti Microsoft Excel.
• Perencanaan Dan Penjadwalan
  Merencanakan sesuatu seperti rapat dan makan siang menjadi tanggung jawab staff administrasi. Tugas seperti ini memerlukan waktu untuk penelitian harga vendor dan juga termasuk penjadwalan pertemuan dan menyiapkan presentasi
• Melakukan Dokumentasi.
  Para staff-staff administrasi juga dapat membantu setiap anggota dengan melakukan dokumentasi. Seperti menyimpan, mengatur, dan mengelola file. Dan juga ada tugas tambahan seperti mengetik, mengedit dan mengoreksi dokumen atau file dengan catatan tambahan setiap staff harus memiliki pengetahuan yang sangat luas. Contohnya staff administrasi gudang harus memiliki pemahaman tentang penyimpanan dan penempatan barang. Dalam hal ini mereka disebut sebagai spesialis dukungan administrasi.(Sukri)