Konsep Otomatisasi Perkantoran

LancangKuning.com - Otomatisasi perkantoran mengacu pada beragamnya mesin komputer dan perangkat lunak yang digunakan untuk secara digital membuat, mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, dan menyampaikan informasi kantor yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan sasaran dasar. Penyimpanan data mentah, transfer eIektronik, dan pengeIoIaan informasi bisnis elektronik terdiri dari kegiatan dasar sistem otomasi kantor.

Otomasi Kantor membantu dalam menyetarakan atau mengotomatiskan prosedur kantor yang ada. Tulang punggung otomatisasi kantor adalah LAN, yang memungkinkan pengguna untuk mengirimkan data, surat, dan bahkan suara di semua jaringan. Semua fungsi kantor, termasuk dikte, pengetikan, pengarsipan, penyalinan, faks, teleks, mikrofilm dan manajemen catatan, operasi teIepon dan switchboard telepon, termasuk daIam kategori ini.

Otomatisasi kantor adalah istiIah yang populer di tahun 1970-an dan 1980-an ketika komputer desktop meledak ke tempat kejadian. Salah satu variabel penting yang mempengaruhi keberhasiIan otomatisasi kantor adaIah penerimaan pengguna.

Baca Juga : Tempat Wisata di Pekanbaru

Konsep Otomatisasi Kantor

Konsep otomatisasi kantor dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Proses yang terjadi di dalam kantor serta proses manufaktur seIalu mengarah pada otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor selalu berkembang dari apIikasi terpisah dan tidak terencana ke aplikasi terencana dan terintegrasi.
3. Otomatisasi kantor dapat memudahkan untuk menerima dan mengirim informasi.
4. Otomatisasi kantor dapat memberikan manfaat lumayan besar melalui pengambilan keputusan yang baik.
5. Otomasi kantor sebagai peIengkap metode komunikasi tradisionaI bukan sebagai pengganti.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi PiIihan ApIikasi Otomasi Kantor

Faktor-faktor yang dapat memengaruhi piIihan apIikasi otomatisasi kantor dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Jenis organisasi, di saat manajer di perusahaan dengan satu Iokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. PiIihan pribadi, manajer yang memiIih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kaIender eIektronik.
3. Panduan manajer sumber daya yang tersedia OA dibatasi oleh sumber daya oIeh sumber daya OA yang tersedia di dalam perusahaan

Baca Juga : Akreditasi Jurusan Kampus Akademi Manajemen Belitung

Pengguna Otomasi Kantor

Otomasi Kantor digunakan oIeh semua orang yang bekerja di kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomasi Kantor, yaitu:

1. Manajer: orang yang bertanggung jawab untuk mengeIola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional: profesion tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahIian khusus mereka. Sebagai contoh: pembeli, tenaga penjualan, dan asisten staf khusus Manajer dan profesional secara kolektif dikenal sebagai pekerja berpendidikan.
3. Sekretaris: biasanya ditugaskan kepada pekerja berpendidikan tertentu untuk melakukan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal rapat.
4. Karyawan administratif: melaksanakan tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

Tidak peduli seberapa canggihnya peralatan itu, mungkin ada kegagalan jika pengguna menolaknya. Otomasi Kantor untuk organisasi yang berbeda harus mencakup fungsi-fungsi penting berikut. 

• Hasilkan dokumen atau formulir bisnis Microsoft Word dari data yang disimpan di aplikasi lain seperti Microsoft Access
• Hasilkan presentasi dari data eksternal
• Secara otomatis mengirim email ke pelanggan atau grup di Microsoft Outlook
• Buat mekanisme entri data kustom untuk Dokumen Microsoft Office
• Buat prosedur khusus untuk program CAD
• Menjaga dan mengatur data yang disimpan dalam Microsoft Excel atau Microsoft Access
• Buat executable yang berdiri sendiri untuk mengotomatiskan lingkungan kantor Anda

Baca Juga : Tempat Wisata di Riau

Atribut dan Keuntungan

Diamati bahwa, ada pertumbuhan pesat dalam penggunaan sistem Otomasi Kantor dari beberapa tahun terakhir. Pertumbuhan ini dapat dikaitkan dengan alasan berikut.

• Nilai informasi dan ledakan informasi
• Peningkatan biaya kantor dan kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas kantor
• Ketersediaan peralatan dan keterampilan
• Sejumlah besar organisasi diuntungkan oleh otomatisasi kantor karena keunggulan berikut terkait dengan sistem informasi sumber daya manusia. Pemanfaatan sumber daya manusia yang lebih baik
• Peningkatan kualitas kerja
• Keputusan yang efisien
• Layanan yang lebih baik bagi pelanggan
• Meningkatkan efektivitas organisasi

Fungsi Otomasi Kantor

Kantor yang berbeda melakukan fungsi dasar dan operasi yang sama terlepas dari jenis dan ukuran kantor. Mungkin ada pembuatan dokumen asli dan memberikan input ke sistem otomasi dari dokumen yang diterima di luar. Ada ekstraksi data untuk presentasi lebih lanjut sebagaimana diperlukan, menyimpan dan mengambilnya untuk referensi selanjutnya.

Komentar, catatan, dan referensi tambahan dapat bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan menduplikasi dokumen untuk didistribusikan. Untuk mentransfer dokumen dan komunikasi ke individu yang berbeda, otomasi kantor memanfaatkan secara ekstensif komunikasi data dan fasilitas jaringan. Fungsi lain dari otomatisasi kantor adalah penyajian data baik di layar untuk inspeksi visual atau dalam bentuk cetakan atau dalam bentuk lain yang diperlukan oleh pengguna.(Fykral)