Tujuan Sistem Kearsipan

LancangKuning - Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan merupakan sebuah cara dalam adanya pengaturan atau penyimpanan di bagian dalam suatu arsip yang secara logis dan sistematis akan dapat memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas sebuah arsip yang terkait dengan kebutuhan di dalam sistem arsip. Sistem ini telah dibuat untuk dapat mempermudah pengguna dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang telah dibuat kedalam arsip tersebut.

Adapun tujuan kearsipan adalah agar semua arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur dan aman dalam kondisi apapun. Dalam arsip tersebut sistem dapat menjaga kelestarian dalam sebuah arsip. Dan akan menyelamatkan pertannggung jawaban dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan saat adanya kegiatan kemasyarakatan tertentu.

Sistem Penyimpanan Arsip dan Tujuannya

Secara etimologi kata arsip ini berasal dari bahasa Yunani (Greek) yang merupakan sebuah archium yang artinya peti untuk dapat menyiapkan sesuatu yang akan disembunyikan atau akan dimasukkan kedalam arsip. Ada juga pengertian dari arsip itu memang kebanyakan menunjukkan pada tempat atau gedung untuk tempat menyimpan arsip yang akan dilindungi dengan sebaik mungkin.

Jenis-Jenis Arsip

1.  Arsip otentik
   Arsip otentik merupakan sebuah arsip yang di atasnya terdapat suatu tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotcopy atau film) dengan sebagai tanda keabsahan dari isi sebuah arsip yang bersangkutan dengan arsip otentik, dan arsip otentik ini juga dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah di kalangan orang yang menggunakannya.
2. Arsip tidak otentik
   Arsip tidak otentik merupakan sebuah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta atau bisa disebut dengan tanda tangan yang di copy atau di duplikat. Arsip ini dapat berupa film, mikrofilm, keluaran (output atau print-out) dalam suatu komputer dan media komputer seperti disket dan sebagainya untuk digunakan.

Tujuan Sistem Penyimpanan Arsip

Berikut ini terdapat berbagai sistem penyimpanan untuk arsip dan tujuannya diantara lain yaitu sebagai berikut.

1.  Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman untuk digunakan atau dijalankan    dengan menyimpan sesuatu yang akan di private dari orang lain.

2. Jika diperlukan akan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat dengan hal itu akan mempermudah anda dalam membuatnya.

3. Dapat menghilangkan pemborosan dalam waktu dan tenaga yang anda miliki.

4. Penghematan tempat dalam penyimpanan bagi anda.

5. Menjaga rahasia arsip yang anda private dari orang lain atau hanya anda yang dapat melihat dan menggunakannya.

Asas Kearsipan

Dalam suatu kearsipan terdapat beberapa asas kearsipan untuk dapat anda ikuti dengan mudah diantaranya yaitu sebagai berikut.

Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi merupakan suatu penyelenggaraan/penanganan dalam sebuah arsip yang dapat dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang sangat khusus dengan menangani tentang sebuah arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien karena adanya penanggung jawaban dari pengguna sebuah arsip tersebut.

2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya yang akan anda miliki dalam sebuah arsip tersebut. Dan akan dapat menguntungkan anda dalam menggunakan arsip ini.

Ciri-ciri sistem kearsipan

1. Mudah di jalankan
   Sistem kearsipan haruslah mudah untuk di jalankan agar tidak dapat mengakibatkan kesulitan bagi para pengguna, baik itu di dalam penyimpanan, pengambilan atau didalam pengembalian arsip yang sudah dimasukkan kedalamnya.
2. Mudah untuk dimengerti
   Sistem kearsipan juga harus mudah untuk dimengerti oleh para karyawan dalam menjalankan suatu kearsipan sehingga tidak akan memunculkan lebih banyak kesalahan dalam menjalankannya. Dan akan dapat membuat arsip yang lebih banyak.
3. Mudah/Ekonomis
   Sistem kearsipan yang akan dijalankan harus mudah atau ekonomis bagi penggunanya, baik itu di dalam suatu pengeluaran dana atau biaya maupun dalam suatu penggunaan dalam tenaga kerja, peralatan atau perlengkapan di dalam sebuah arsip.(Pinta).