Peralatan Kantor dalam Kegiatan Administrasi

LancangKuning - Peralatan kantor adalah benda-benda yang berada di dalam tempat bekerja dan berfungsi untuk membantu dalam mengerjakan sesuatu di kantor. Tiap tempat berbeda-beda peralatannya, tergantung dari jenis pekerjaan pada suatu tempat usahanya. Tetapi, setiap kantor tempat bekerja pasti ada peralatan yang memang harus ada disana.

Contoh Umum Peralatan Kantor

1. Meja Kantor

Meja kantor adalah sebuah mebel yang dibuat untuk digunakan secara khusus di kantor. Meja ini didesain dengan laci-laci yang berguna untuk menyimpan alat-alat tulis, dokumen dan arsip, dan berbagai peralatan kecil lainnya.

Meja kantor milik atasan dan karyawan biasanya memiliki desain, bahan, serta fungsi yang berbeda. Di beberapa tempat, meja kantor tidak hanya khusus untuk pekerja, ada juga meja khusus yang disediakan untuk tamu atau klien, meja khusus ini biasanya diletakkan pada ruang lobi yang umumnya terletak di bagian pintu masuk kantor.

Berikut adalah pertimbangan dalam memilih meja kantor:

• Daya tahan

Bahan yang dipakai dalam pembuatan meja akan sangat berpengaruh terhadap ketahanannya. Jika kualitas bahan yang digunakan sangat kuat, maka meja akan bisa diletakkan barang-barang yang berat. Bahan meja yang digunakan bisa dari kayu keras seperti jati, atau juga bisa dengan logam keras seperti baja.

• Bentuk Laci

Meja kantor tentunya memiliki laci, karena banyaknya barang-barang yang ada di kantor yang perlu disimpan pada tempat tertutup, jumlah laci disesuaikan dengan peralatan yang dibutuhkan, laci juga sebaiknya diberi kunci agar keamanannya lebih terjaga dan mencegah pencurian.

• Desain meja

Untuk desain, sebaiknya menggunakan desain yang bagus, agar pekerja merasa nyaman saat melakukan pekerjaan, desain ini bisa dilihat dari bentuk dan warna dari meja tersebut. Gunakan warna yang nyaman dilihat, serta bentuk yang bagus untuk kenyamanan saat digunakan untuk bekerja.

• Fungsi

Desain meja biasanya dibuat berbeda karena menyesuaikan dengan fungsinya, ada yang digunakan sebagai penyimpanan berkas, ada meja untuk bekerja, untuk rapat, dan ada yang multifungsi.

• Ukuran

Ukuran meja dibuat sesuai dengan ruangan tempat bekerja, janganlah menggunakan meja yang besar di dalam ruangan yang kecil karena akan terasa sempit saat bekerja, dan gunakan juga sesuai kebutuhan.

2. Kursi Kantor

Kursi kantor adalah peralatan penting yang dirancang untuk digunakan di kantor-kantor. Banyak pilihan yang bisa dipakai untuk kursi kantor, berikut adalah pertimbangan dalam memilih kursi kantor:

• Ketinggian

Pilihlah kursi yang sesuai dengan rata rata tinggi badan pekerja, jangan pilih yang terlalu tinggi ataupun yang terlalu pendek, karena pekerja akan tidak nyaman jika kursi tersebut tidak sesuai dengan mereka, jika bisa pilih saja kursi yang bisa diatur ketinggiannya.

• Sandaran

Pilihlah sandaran yang berbahan lembut dan juga tebal yang biasanya berbahan kapas, agar pekerja lebih nyaman dan tidak menimbulkan nyeri pada tubuh akibat kerasnya bahan pada kursi.

• Fleksibilitas

Pilihlah kursi yang sudah memiliki roda, agar pekerja lebih mudah jika berpindah tempat dan tentunya lebih nyaman daripada kursi tanpa roda.

3. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah suatu lemari yang fungsinya sebagai tempat penyimpanan berbagai macam dokumen dan arsip yang penting, dengan adanya lemari, maka arsip-arsip akan tersimpan dan tersusun lebih rapi.

Letakkan lemari di tempat yang aman dan jangan lupa diberi kunci agar tidak sembarangan orang yang bisa membuka lemari tersebut, karena isi-isi dari lemari arsip sangatlah penting.

Umumnya, lemari arsip menggunakan dua bahan, yaitu kayu dan logam, lemari yang berbahan logam tentunya akan lebih tinggi keamanannya daripada yang berbahan kayu, tetapi lebih mahal juga biayanya.

4. Rak Arsip

Rak arsip adalah rak yang sebenarnya sama fungsinya dengan lemari arsip, tetapi rak tidak memiliki pintu dan berbentuk sebuah susunan, rak diberi label agar lebih mudah menemukan dokumen yang ingin dicari, sebaiknya letakkan rak di tempat yang bisa diawasi langsung karena rak keamanannya tidak setinggi lemari.

5. Box File

Box file adalah tempat menyimpan dokumen yang berbentuk kotak yang biasanya terbuat dari plastik dan aluminium, box file warnanya beragam yang bertujuan untuk memudahkan dalam pencarian dokumen, kotak ini umumnya diletakkan di meja agar dokumen tersusun secara rapi.

6. Komputer

Komputer adalah peralatan yang paling penting dalam kantor, alat ini berguna dalam membantu banyak pekerjaan, seperti mengetik, membuat desain kantor, untuk pencetakan, dan untuk pengiklanan

7. Printer

Printer adalah alat yang dipakai dengan komputer yang berfungsi untuk mencetak dokumen yang asalnya dari komputer, printer ini juga adalah alat yang penting karena banyaknya dokumen dan arsip yang asalnya adalah dari printer.

8. Scanner

Scanner adalah alat yang berkebalikan fungsinya dengan printer, yaitu mengubah dokumen fisik ke dalam file komputer, scanner ini juga tentunya dipakai bersama dengan komputer.

9. Kamera

Kamera adalah sebuah alat yang berbentuk kotak yang memiliki kaca yang disebut lensa yang fungsinya untuk memotret dan merekam suatu kejadian tertentu, kamera dalam kantor fungsinya untuk sarana dokumentasi dan juga dalam pembuatan laporan kerja.

Ada juga yang namanya kamera CCTV yaitu kamera yang dipasang pada sudut tertentu dan disambungkan ke jaringan yang gunanya untuk mengawasi kinerja para pekerja saat sedang di dalam kantor dan juga keamanan pada kantor.

10. Proyektor

Proyektor adalah alat yang berbentuk persegi panjang yang bentuknya agak miring dan memiliki lensa yang gunanya untuk memproyeksikan layar komputer ke dinding, proyektor ini umumnya digunakan untuk mempresentasikan hasil kerja di kantor.

11. Jaringan

Jaringan yang dipakai dalam kantor adalah jaringan telepon dan internet, jaringan ini biasanya asalnya dari tower terdekat, atau juga bisa dari pemasangan wifi pada kantor, jaringan ini adalah aspek terpenting yang memungkinkan para pekerja untuk berkomunikasi dan mencari referensi dalam mengerjakan pekerjaannya.

12. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy adalah mesin besar yang digunakan untuk membuat salinan atau duplikat pada suatu dokumen fisik, alat ini sangat penting karena bisa digunakan untuk menyebarkan satu dokumen pada banyak orang.(Khaikal Amri)