Macam-Macam Sistem Otomatisasi Perkantoran

LancangKuning.com - Mungkin diantara kita belum mengetahui apa itu Sitem Otomatitasi Perkantoran, Otomatitasi Perkantoran adalah sebuah penggunaan alat elektronik sebagai alat untuk berkomunikasi supaya lebih mudah, baik berkomunikasi secara formal maupun berkomunikasi secara informal terutama bersangkutan dengan pegawai atau karyawan yang ada disana, yang memiliki tujuan supaya sebuah perusahaan mengalami peningkatan terhadap produktifitasnya.

Didalam otomatisasi perkantoran dapat didefenisi sebagai sebuah sistem yang menunujukan informasi yang berbasis teknologi dan juga berkomunikasi serta mengumpulkan pesa sampai mendistribusikan pesan antar sebuah individu ataupun sebuah kelompok kerja lainnya. Otomatisasi juga memiliki manfaat untuk suatu kantor atau perusahaan, manfaat-manfaat yang dimiliki oleh otomatisai antara lain sebagai berikut:

Baca juga : Tempat Wisata di Pekanbaru

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran banyak kaitan dari berbagai komponen didalam menangani suatu informasi yang dimulai dari input selanjutnya hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan sebuah teknologi. Dibawah ini adalah macam-macam otomatisasi perkantoran sebagai berikut:

• Dapat menyelesaikan sebuah perkerjaan dengan cepat
• Tidak perlu merekrut karyawan secara besar-besaran dikarenan adanya sebuah teknologi tersebut
• Tidak perlu memerlukan penyimpanan data yang banyak, dikarenakan otomatisasi perkantoran hanya memerlukan sedikit tempat untuk menyimpan seluruh data
• Seluruh pegawai ataupun karyawan dapat merubah jadwal dan memperbarui data secara bersamaan.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

• Akan mendapatkan penghasilan yang cukup tinggi dengan modal atau biaya yang murah
• Dapat berkontribusi pada komunikasi pada manajer dan memudahkan untuk menyelesaikan masalah
• Kemampuan dan kecanggihan teknologi dapat mengatur berapa jumlah karyawan atau pegawai yang diperlukan dan sebuah kantor tidak perlu lagi untuk merekrut karyawan yang tidak diperlukan dan juga bisa menghemat biaya operasional

Baca juga : Syarat Paten HAKI

Dampak otomatisasi perkantoran terhadap karyawan dan pekerjaan

• Angkatan karyawan wanita

Otomatis dampak yang diberikan dari otomatisasi perkantoran terhadap karyawan atau pegawai wanita akan menyebabkan tinggi permintaan perkerjaan terhadap wanita dikarenakan sangat banyak nya pekerjaan yang disediakan oleh kantor dikarenakan perkebangannya teknologi yang maju yang juga mengharuskan seorang pegawai wanita untuk dapat berdaptasi kepada perkembangan teknologi, supaya mampu bersaing terhadap karyawan atau pegawai lainnya.

• Karyawan profesional dan karyawan di bidang teknis

Akan adanya peningkatan permintaan barang dan jasa dikarenakan perkembangan penduduk atau masyarakat yang begitu pesat akan membutuhkan karyawan yang professional dan juga karyawan di dibidang teknis.

• Manajer serta administrator

Perkembangan teknologi terutama didalam penggunaan mesin didalam sebuah perkantoran akan membuat adanya perubahan sususan manajer pada struktur perusaha dan manajer harus terlatih dikarenakan yang di butuhkan adalah manajer yang bisa meningkatkan kemampuan karyawan atau pegawai sehingga dapat memaksimalkan pendapatan sebuah kantor atau pun perusahaan.

• Terhadap operasi suatu perusahaan

Akibat dari otomatisasi perusahaan akan menyebakan banyaknya perusahaan yang mulai memusatkan seluruh perusahaan untuk menggunakan semua sistem informasi yang ada dikomputer yang akan dikumpulkan di pusat perusahaan tersebut. Dan dampaknya juga akan membawa suatu pemikiran baru didalam struktur perusahaan serta manajemennya.

Manajemen juga dapat berada didalam satu kendali yang sama sehingga akan membuat sistem proses informasi dan pembentukan suatu sistem serta memiliki kemampuan untuk memberi gambaran tujuan serta anggaran yang diperlukan oleh perusahaan secara akurat. Dan otomatisasi kantor tidak akan mengurangi jumlah karyawan ataupun pegawai dikarenakan seorang karyawan akan dibutuhkan untuk melakukan pengecekan secara berkala bagi mesin dan juga melakukan perawatan seperti menjalankan mesin serta memperbaiki output pada mesin.

• Pelatihan dan pendidikan karyawan

Dampaknya adalah meningkatnya permintaan karyawan ataupun pegawai yang memiliki keterampilan untuk bekerja di suatu perusahaan, sedangkan karyawan yang tidak memiliki keterampilan akan berkurang peminatan untuk di rekrut oleh perusahaan. Dan keterampilan dan pendidikan sangat wajib dilatih oleh perusahaan untuk menciptakan karakter yang baik dan dispel untuk para karyawan. Dengan adanya semua jenis pekerjaan yang ada diperusahaan maka perusahaan juga akan menyiapkan pelatihan di berbagi bidang tingkat pendidikan . dan seorang manajer dapat menetapkan suatu standara operasional sebuah perusahaan sehingga para pelatih ataupun pengajar dapat memahami sebuah pekerjaan yang dibutuhkan.

Baca juga : Tempat Wisata di Riau

Macam-Macam Sistem Otomatisasi Perkantoran

• Sistem Komunikasi Elektronik

Merupakan sebuah sistem teknologi yang digunakan untuk berkomunikasi antara satu individu atau kelompok karyawan yang berkerja di sebuah perusahaan, yang bisa dikirim melalui teknologi ini adalah seperti contohnya email, voicemail dan sebagainya.

• Sistem Kolaborasi Elektronik

Sistem ini sama halnya dengan sistem komonikasi elektronik, tetapi di sistem ini kita dapat berkolaborasi sebagai mana contohnya pesan tersebut kita gunakan untuk melakuakn sebuah pekerjaan contohya adalah bekerja dengan jarak jauh.

• Sistem Publikasi

Ketika karyawan menggunakan sistem ini maka i bisa mempublikasikan suatu informasi perusahaan dikalangan publik dan juga bisa mencetak suatu dokumen.

• Sistem Pengolahan

Di sistem ini seorang karyawan dapat mengolah organisasi yang ada didalam perusahaan dan juga bisa memantau segala aktivitas yang dilakukan oleh seluruh karyawan.(Daru)