Jenis-Jenis Arsip

LancangKuning -  Arsip adalah kumpulan dokumen dan catatan yang memuat informasi sejarah. Arsip juga dapat digunakan untuk merujuk ke tempat penyimpanan arsip. Arsip merupakan catatan rekaman atau sumber infromasi dengan berbagai bentuk yang dibuat oleh organisasi, lembaga maupun perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Arsip berbeda dengan kearsipan. Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman dan informasi yang memiliki fungsi dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang diterima maupun yang dibuat, agar file yang memuat informasi tersebut mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Arsip memiliki peranan penting dalam proses penyajian infomasi bagi pemimpin untuk membuat keputusan atau merumuskan kebijakan. Manfaat arsip adalah bisa membantu ingatan seseorang mengenai naskah tertentu sebagai sumber dokumentasi arsip sehingga dapat digunakan pemimpin organisasi dalam pengambilan keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.

Adapun jenis-jenis arsip sebagai berikut :

• Financial record merupakan catatan yang berkaitan dengan masalah keuangan.

• Inventory record merupakan catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.

• Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan seseorang yang dinyatakan telah dikecualikan dari publik, berupa masalah yang bersangkutan hal pribadi kepegawaian.

• Sales record merupakan arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.

Arsip merupakan catatan pusat serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah lembaga dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan penganalisisan data pengembangan perumusan kebijaksanaan pengambilan keputusan pembuatan laporan pertanggungjawaban dan penilaian.

Arsip berupa infomasi fakta dalam aktual da faktual yang meliputi infomasi waktu dan tempat arsip tersebut dibuat atau diterima tujuan aktivitasnya serta bukti kebijakan dari organisasi yang menyusun arsip. Contoh-contoh arsip:

1. Contoh arsip keuangan yaitu laporan keuangan daftar gaji, bukti pembelian, bukti pembayaran dan surat perintah bayar.

2. Contoh dari arsip kepegawaian yaitu surat lamaran, daftar riwayat hidup, surat pengangkatan, dan rekaman prestasi.

3. Arsip vital biasanya berupa ijazah atau surat keterangan pendidikan, dan persyaratan dasar seseorang dan bersifat abadi atau tidak dapat digantikan, sedangkan ktp termasuk dalam arsip umum karena dapat diketahui semua pihak sehingga dapat digunakan untuk membuat surat lainnya seperti SIM, lamaran pekerjaan, dan lain-lain.

Keuntungan dari penggunaan arsip elektronik adalah:

• Cepat ditemukan atau lebih fleksibel

• Pencarian lebih mudah

• Risiko kehilangan file kecil

• Hemat tempat

• Mengarsip secara digital

• Transfer dokumen lebih mudah

• Meningkatkan keamanan

• Mudah dalam recovery data

Arsip aktif merupakan suatu dokumen dalam frekuensi penggunaanya tinggi, dan masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu arsip contohnya daftar hadir karyawan.

Arsip umum tidak masuk dalam kategori arsip dan bisa di jaga oleh pegawai kearsipan (arsiparis) atau seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh untuk melalui pendidikan formal atau pendidikan dan pelatih alam kearsipan serta memiliki fungsi tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan.

Selain keuntungan arsip elektronik juga memiliki kekurangan, adalah sebagai berikut;

1. Kecanggihan dalam teknologi maka akan dapat file untuk diakses oleh para hacker yang tidak bertanggung jawab dan mereka juga kadang bisa mengubah, menggandakan, atau menghapus file yang disimpan.

2. Mengalami hambatan saat mengakses arsip yang dibutuhkan biasanya terjadi karena keterbatasan jaringan local area network.

3. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang.

 

Prospek arsip statis merupakan suatu arsip yang dihasilkan oleh pencipta dan arsip memiliki nilai kegunaan kesejarahan yang telah habis dalam retensi-nya dan berketerangan dipermanenkan jika di verifikasi secara langsung atau tidak oleh arsip nasional.

Arsip merupakan sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika mereka lupa isi dokumen atau data yang dibutuhkan dan diperhatikan isinya kemudian dapat dijadikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan baru bagi pemimpin atau pegawai yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahan tersebut.

(Aini)