Prosedur Tata Ruang Kantor

LancangKuning - Tata ruang kantor merupakan penentuan tentang kebutuhan yang diperlukan ruangan dan penggunaan secara terperinci dari ruangan tersebut, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor-faktor yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak.

Secara umum, tujuan dari penataan ruang kantor yaitu :

1. Pekerjaan kantor bisa menempuh jarak sedekat mungkin
2. Penggunaan ruangan kantor lebih efisien dan efektif
3. Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor dapat berjalan secara efektif dan lebih efisien
4. Kenyamanan dalam bekerja terjamin dan lebih terpelihara
5. Mudah dalam melakukan perubahan letak jika diperlukan
6. Menimbulkan kesan yang baik terhadap kantor
7. Mudah dalam melakukan pengawasan

Langkah-langkah dalam Merancang Tata Ruang Kantor

Jika kita ingin merancang tata ruang kantor, maka langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melaksanakan tata ruang kantor yaitu sebagai berikut :

1. Langkah pertama yaitu mempelajari jenis pekerjaan yang akan dilakukan di ruangan tersebut dan prosedur dalam pekerjaan nya, dengan cara ini akan lebih mudah mengetahui urutan pelaksanaan pekerjaan. Dari urutan pelaksanaan pekerjaan tersebut, kita juga bisa mengetahui jumlah pegawai yang dibutuhkan dan bisa diketahui jumlah meja kerja yang perlu disediakan.
2. Langkah selanjutnya adalah membuat denah ruangan yang akan ditata, pada denah ini harus mencantumkan letak-letak objek atau barang, misalnya letak pintu, tangga, jendela, air conditioner (ac), dan sebagainya.
3. Sesudah diketahui seluruhnya, untuk menentukan letak meja dan peralatan peralatan dengan baik maka terlebih dahulu harus dibuat ilustrasi dengan menggunakan kertas atau karton dengan skala yang menggambarkan luas seluruh perlengkapan nya.
4.  Setelah itu, tata ruang di rancang dengan menyusun guntingan kertas atau karton tersebut pada denah ruangan. Guntingan kertas atau karton tersebut disusun dengan sedemikian rupa hingga menggambarkan struktur tempat yang akan disusun. Setelah susunan nya sudah kita ketahui, kemudian guntingan kertas atau karton ditempelkan kepada denah ruangan.
5. Selanjutnya tempatkan meja kerja dan peralatan lainnya, lalu kita tinggal menempatkan peralatan tersebut dengan pola yang sudah dibuat dari guntingan kertas atau karton tad.

Teknik Tata Ruang Kantor

1. Meja kerja disusun mengikuti garis lurus dan menghadap ke arah jurusan yang sama.
2. Dibuat secara tata ruang terbuka, maksudnya dengan susunan meja kerja harus terdiri dari beberapa baris.
3. Diantara beberapa baris dibuat lorong yang berfungsi untuk lalu lintas pegawai yang lebar nya 70-80 cm. Jika ruangan nya cukup luas, sediakan lorong yang lebarnya 110-120 cm.
4. Jarak antara meja depan dan meja belakang disediakan jarak 80 cm.
5. Menempatkan meja pimpinan di bagian paling depan dari pegawai, agar pimpinan bisa mengawasi staff atau pegawai dengan baik.
6. Bagi pimpinan yang sifat pekerjaan nya sering menerima tamu, maka diperlukan ruangan sendiri yang dilengkapi dengan meja tamu dan juga disediakan ruangan tamu. Ruangan ini biasanya di sebut dengan kantor pribadi, ukuran kantor pribadi menyesuaikan dengan kebutuhan, akan tetapi paling minim berukuran 2,5 m x 3,5 m, dan tidak termasuk dengan ruangan tamu.
7. Pegawai yang memiliki pekerjaan tergolong beresiko tinggi, misalkan kasir, harus memiliki ruangan nya sendiri agar terjaga keamanan nya.
8. Pegawai yang memiliki pekerjaan tergolong lembut, misalnya mencatat, menggambar, dan sebagainya harus disediakan ruangan dengan pencahayaan yang cukup.
9. Pegawai yang tugasnya mengadakan hubungan kerja dengan pihak luar, harus ditempatkan dengan ruangan yang dekat dengan pintu
10. Alat-alat yang menimbulkan suara, lebih baik ditempatkan pada ruangan tersendiri, jika memungkinkan maka alat-alat tersebut ditempatkan di dekat jendela agar sebagian suara dapat keluar.
11. Lemari yang berat atau lemari besi, lebih baik ditempatkan menempel ke tembok atau tiang agar lemari tersebut tidak mudah jatuh.(Mirzan )