Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan Pada Kegiatan Administrasi

LancangKuning -  Pada kegiatan administrasi seperti di perkantoran atau pemerintahan ada struktur jabatan, tugas dan kegiatan yang dilakukan pada saat bekerja berikut saya jelaskan dari jabatan hingga kegiatan yang dilakukan.

Pada struktur jabatan ada juga beberapa jenisnya tingkatan :

Pertama ialah pimpinan kantor atau kepala kantor, mereka merupakan orang yang memiliki tanggung jawab terhadap segala kegiatan yang terjadi di tempat kerja dan membagi pembagian tugas terhadap pekerja dan anggotanya, mengatur jalannya kerja dan kelengkapan kerja di tempat kerja serta menjadi orang yang memantau jalannya kerja.

Kedua ada manajerial merupakan pemimpin dalam menjalankan fungsi-fungsi manjemen seperti planning, controlling, organizing dan decision making. Jabatan ini memiliki bawahan dalam pelaksanaan tugasnya mereka membawahi seperti staff dan non staff.

Pembantu ahli, jabatan ini diisi oleh orang yang mampu dalam menjalankan tugasnya sesuai bidangnya masing-masing. Bertugas membantu manajer ataupun administrator dalam melaksanakan pekerjaan kantor, staffnya seperti pemasaran, akuntan dan simpan pinjam.

HRD(Human Resources Departement) ialah jabatan yang khusus berkaitan tantanf kepegawaian. Bertugas menyeleksi atau menentukan tenaga kerja yang sesuai dan dibutuhkan oleh perusahaan serta menagatur bagaimana jatah cuti, tanggungan kesehatan serta hak pekerja.

Kepala administrasi atau Kepala tata usaha, memiliki tugas untuk berbagai kebijakan serta tujuan yang ditetapkan kantor dan memberikan secara teknis dan administrasi untuk semua pekerja di bidang ketatausahaan seperti pelaporan, perencanaan, kepegawaian, keuangan dalam rumah tangga, perlengkapan serta mengurus perlengkapan kantor. Beberapa tugasnya seperti, memenuhi perlengkapan yang dibutuhkan kantor, membuat jadwal agenda kantor, melayani klien, menerima dan memilah kiriman dan pesanan yang dikirim ke kantor sera mengelola buku harian.

Setiap jabatan pastinya memiliki tugasnya masing-masing hal ini mengenai dengan job description, job description merupakan catatan yang sistematis yang memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap suatu jabatan tertentu berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan sangat penting karena untuk menghindari terjadinya perbedaan dalam menjalankan tugasnya dan memberi batas tanggung jawab serta wewenang yang bisa dilakukan masing-masing jabatan.

Ada beberapa hal yang terdapat dalam uraian jabatan seperti,

1. Indentifikasi jabatan yang berisi nama jabatan, tugas dan nomor kode dalam perusahaan, dibagi lagi menjadi ikhtisar jabatan yang memuat penjelasan singkat mengenai jabatan tersebut.
2. Tugas yang harus dilakukan merupakan bagian inti  dan yang paling sulit untuk dituliskan karena ini menjadi alasan kenapa pekerjaan harus dilakukan dan cara melaksanakannya.
3. Pengawasan yang harus dilakukan serta yang diterima.
4. Hubungan dengan jabatan lain.
5. Mesin, peralatan serta bahan yang digunakan.

Kedua spesifikasi atau persyaratan jabatan hal yang berkaitan dengan persyaratan agar bisa mendapatkan suatu jabatan atau pekerjaan dan melaksanakan tugasnya dengan baik. Syaratnya berupa pendidikan serta pengalaman kerja, keterampilan dan pengetahuan, fisik dan mental serta jenis kelamin dan umur.

Ketiga uraian jabatan bermanfaat untuk, menentukan standard kerja seseorang, melakukan evaluasi jabatan, promosi jabatan, program K3 dan seleksi pegawai baru.

Pelaksanaan analisis pekerjaan kantor merupakan langkah-langkah pengumpulan, penelitian serta penguraian data jabatan yang memiliki tahapan. Tahap awal mulai dari persiapan serta perencanaan, pengumpulan data serta mengolah data tersebut. Berikut jabarannya:

Tahap pertama persiapan dan perencanaan, hal yang harus dilakukan adalah penegasan struktur organisasi, memilih metode untuk pengumpulan data serta alat dan bahan yang diperlukan untuk pengumpulan data tersebut, membentuk tim khusus untuk menganalisis dan menentukan metode yang akan digunakan.

Tahap kedua ialah pengumpulan data, metodenya ada berbagai macam seperti, observasi dan wawancara, metode obsevasi ialah pelaksanaan secara langsung tentang bagaimana tugasnya dan kemudian diolah menjadi informasi tapi memiliki kekurangan seperti, lambat, mahal dan terkadang kurang akurat. Sedangkan metode wawancara secara langsung mewawancarai orang yang menjabat suatu pekerjaan dengan pertanyaan yang telah disiapkan.

Cara kedua adalah mengisi daftar pertanyaan, ada dua jenis daftar pertanyaan yang pertama ialah open ended berarti si penjawab harus mengisi jawaban dengan kata-kata sendiri dan close ended yang dimana si penjawab tinggal memilih ya atau tidak.

Tahapan untuk mengolah data yang telah didapat, pertama menentukan faktor yang menjadi penilaian suatu jabatan, kedua member nilai setiap pertanyaan, ketiga menganilisis jawaban yang telah didapat, menganalisis persyaratan untuk suatu jabatan, keempat menganalisis persyaratan jabatannya, uraian jabatan dan mempersiapkan pekerja untuk seleksi dan penempatan kerja.(Romi)