Jenis-Jenis Otomatisasi Perkantoran

LancangKuning.com - Apa itu Otomatisasi dari sebuah Perkantoran? Otomatisasi dari Perkantoran adalah penggunaan seluruh alat-alat elektronik yang biasa digunakan agar memudahkan karyawan kantor untuk berkomunikasi secara formal ataupun informal terutama untuk komunikasi informasi kepada orang di dalam maupun diluar kantor.

O’Brien pada tahun 1996, mendefinisikan apa itu Otomatisasi Perkantoran, Otomatisasi Perkantoran merupakan sistem dari informasi yang berbasis telekomunikasi yang memproses, menyimpan, mengumpulkan, serta mendistribusikan dokumen, pesan, dan komunikasi berbentuk elektronik lain nya secara individual, kelompok, maupun organisasi.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran.

Terdapat beberapa tujuan Otomatisasi dari sebuah Perkantoran, yakni:

1. Dapat meminimalkan pengeluaran kantor, munculnya beberapa alat elektronik seperti komputer, dapat membantu serta meringankan kerja karyawan dalam bertugas dan berkomunikasi.
2. Dapat memecahkan masalah secara berkelompok dengan mudah, dengan adanya sistem Otomatisasi Perkantoran, dapat memberikan kemudahan kepada para manajer untuk saling berkomunikasi satu sama lain dalam memecahkan berbagai masalah.

Baca Juga : Tempat Wisata di Riau

3. Hanya sebagai pelengkap saja dan bukan sebagai pengganti, dengan adanya sistem tersebut, bukan berarti ini menggantikan seluruh komunikasi interpersonal, seperti halnya bercakap dengan tatap muka, melalui telefon, serta pesan tulis di memo, dan lainnya. Nahh, berarti ini hanya digunakan sebagai pelengkap agar komunikasi kita menjadi lebih baik.
4. Memperbarui pelaksanaan proses pekerjaan pada sebuah kantor. Sistem ini dapat membuat para karyawan kantor mempercepat kinerjanya untuk memproses dokumen dengan lebih baik dan efisien.
5. Dengan sistem ini sebuah kantor dapat meningkatkan Keefesienan dan Keproduktifan nya.

Jenis-Jenis Otomatisasi Perkantoran.

Berikut beberapa jenis aplikasi dari Otomatisasi Perkantoran:

1. Word Processing.

Word Processing merupakan aplikasi pengolah kata yang biasanya secara otomatis digunakan oleh karyawan kantor untuk melakukan beberapa pekerjaan misalnya untuk membuat sebuah dokumen secara ketik atau cetak. Aplikasi ini berkontribusi untuk memudahkan para manajer agar mereka dapat berkomunikasi dengan lebih baik kepada para karyawan nya dalam memecahkan suatu permasalahan kantor.

Baca Juga : Akreditasi Jurusan Kampus Akademi Manajemen Belitung

2. Electronic Mail.

Electronic Mail atau yang lebih kita kenal E-Mail, merupakan penggunaan dari jaringan komputer yang dapat memungkinkan para penggunanya untuk menyimpan, mengirim, serta menerima pesan dengan memakai terminal dari satu komputer dan alat untuk menyimpan nya.

3. Voice Mail.

Voice Mail hampir sama dengan Elektronik Mail atau E-Mail.V-Mail juga menggunakan jaringan sebuah komputer, bedanya dengan E-Mail adalah saat kita hendak mengirimkan pesan, pada V-Mail kita menggunakan suara pada pesan nya melalui telepon dan bukan seperti E-Mail yang harus diketik. Dan kita hanya menggunakan telepon jika hendak menerima pesan yang telah dikirim kepada kita.

4. Electronic Calendaring.

Electronic Calendaring juga merupakan penggunaan jaringan pada sebuah komputer untuk memanggil serta menyimpan acara yang sudah ditetapkan manajer pada sebuah kantor. Sifatnya sedikit berbeda dengan E-Mail dan V-Mail, ia bersifat khusus diantara aplikasi lainnya, yakni ia hanya menyusun serta merapikan terjadinya sebuah komunikasi dan ia tidak mengkomunikasikan sebuah informasi.

Baca Juga : Tempat Wisata di Pekanbaru

5. Audio Conferencing.

Audio Conferencing merupakan penggunaan peralatan audio atau komunikasi suara yang terhubung antara beberapa orang yang tersebar secara acak yang bertujuan untuk melakukan sebuah konferensi. Audio Conferencing merupakan sistem pertama pada Otomatisasi Perkantoran yang hanya memerlukan peralatan audio atau komunikasi suara dua arah.

6. Video Conferencing.

Video Conferencing hampir sama dengan Audio Conferencing. Tetapi beda nya Aplikasi ini menggunakan peralatan tambahan yaitu peralatan Video, yang tersebar secara acak yang bertujuan untuk melakukan suatu konferensi. Dimana pada Video Conferencing ini orang-orang dapat mendengar serta melihat satu dengan lain dalam satu lokasi ke lokasi lainnya.

7. Computer Conferencing.

Hampir sama dengan Electronic Mail, menggunakan jaringan pada sebuah komputer, sehingga memungkinkan seseorang untuk bertukar informasi satu dengan informasi lain selama konferensi berlangsung.(Bagas)