Pengertian Otomatisasi Perkantoran

LancangKuning.com - Otomatisasi adalah penggantian tenaga manusia dengan menggunakan tenaga mesin yang secara otomatis meIakukan dan mengatur semua pekerjaan sehingga tidak memerlukan pengawasan manusia lagi.

Otomatisasi kantor adalah penggunaan aIat elektronik untuk memudahkan komunikasi formaI dan informaI terutama berkaitan antara komunikasi informaI dengan orang-orang di daIam dan di Iuar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.

Tidak ada yang berpendapat bahwa teknologi telah merevolusi cara fungsi kantor. Tapi apa sebenarnya otomatisasi kantor dalam praktiknya? Otomatisasi kantor jauh melampaui menghilangkan dokumen sehari-hari. Menggunakan alat online dapat berarti selamat tinggal di atas kertas, tetapi itu tidak berarti menjadi otomatis.

Baca Juga : Tempat Wisata di Pekanbaru

Konsep ini melibatkan penggunaan peralatan komputer, perangkat lunak, dan aplikasi untuk mengumpulkan, membuat, menyimpan, memanipulasi, dan mentransmisikan kembali informasi yang diperlukan untuk melakukan tugas dan memenuhi tujuan kantor. Kami berbicara tentang mengelola informasi dan sumber daya dengan bantuan teknologi, yaitu menggunakan alur kerja untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Alur kerja memungkinkan jam kerja dimanfaatkan secara lebih efisien, menghilangkan jam yang hilang dengan bertukar email atau layanan pesan instan. Tujuannya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur segala sesuatu dalam satu platform untuk memfasilitasi pengiriman proyek tepat waktu, untuk membantu mengoptimalkan prosedur yang ada dan untuk menentukan rutinitas kerja yang gesit dan kompeten.

Keuntungan Otomatisasi Kantor Berikut Beberapa keuntungan adalah:

• Peningkatan kemampuan untuk melacak tanggung jawab.
• Kemungkinan untuk mendelegasikan dan mengikuti tugas setiap karyawan.
• Transparansi yang lebih besar, karena manajer dan pemohon dapat mengikuti semua permintaan secara real time.
• Lebih mudah untuk menetapkan prioritas, dengan mengendalikan tenggat waktu dan mengirimkan peringatan.
• Pemanfaatan jam kerja yang lebih tinggi karena berkurangnya waktu pemrosesan kegiatan dan kesalahan manual.

Baca Juga : Akreditasi Jurusan Kampus Sekolah Tinggi Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Widya Yuwana

• Keamanan informasi yang ditingkatkan, melalui pembuatan basis data untuk indikator, panel manajemen, statistik, dan metrik kinerja proses.
• Kontrol proses yang lebih besar, karena orang akan melakukan hal yang benar pada waktu yang tepat, meningkatkan produktivitas.
• Konsistensi dan kelincahan yang lebih besar dalam pengambilan keputusan berbasis data.

Berikut adalah konsep otomatisasi kantor.

1. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-apIikasi yang terpisah tanpa ada rencana apapun menguji aplikasi.
2. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan Iebih besar melalui keputusan yang Iebih terbaik.
3. Otomatisasi kantor adalah metode untuk melengkapi metode sebelumnya yaitu metode tradisional.
4. Proses yang terjadi di perkantoran sekarang sangat memerlukan metode otomatisasi.
5. Otomatisasi membuat mempermudah penerimaan atau pengiriman informasi.

Otomatisasi Kantor

Ketika Anda mendengar frase office automation, Anda dapat memvisualisasikan robot melakukan pekerjaan seseorang. Namun, ini bukan masalahnya. Otomatisasi kantor adalah proses yang menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi pengumpulan informasi, komunikasi, presentasi, dan perhitungan.

Baca Juga : Tempat Wisata di Riau

Pada dasarnya, otomatisasi kantor adalah sistem yang membantu dengan penyimpanan dan pemrosesan data dalam semua bentuknya. Ini tidak menjadi bingung dengan mekanisasi kantor, yang mana tenaga fisik diganti dengan teknologi. Sebaliknya, otomatisasi adalah bagaimana teknologi dapat menggantikan fungsi otak yang lebih membosankan.

Sebagai contoh, sebelum adanya otomatisasi mesin dikantor kita harus menghitung pemasukan uang hari itu dengan kalkulator atau mesin tambahan, dan kita harus mencatat jumlahnya secara manual dan menyimpannya dalam lemari. Sekarang dengan menggunakan metode otomatisasi ini dikantor, itu bisa dimasukkan ke komputer dan data disimpan secara otomatis, dan cara ini sangat mempermudah keseharian kita bekerja dikantor atau dimana pun.

Ada berbagai manfaat yang kami dapatkan dari menggunakan otomatisasi kantor. Salah satu yang terbesar adalah teknologi melakukan perhitungan yang lebih kompleks, yang berarti bahwa pekerja yang kurang terampil dapat melakukan pekerjaan yang sebelumnya membutuhkan lebih banyak keterampilan. Ini berarti upah yang lebih rendah dapat dibayarkan untuk karyawan yang kurang berpendidikan.

Manfaat lain termasuk organisasi. Otomatisasi kantor menempatkan semua data dan komunikasi di satu tempat. Ini membuat data terorganisir dengan baik dan mudah diakses. Otomatisasi kantor juga menghemat waktu. Kecepatan Anda mengakses informasi, mengirim email, atau bahkan rapat menghemat waktu sepanjang hari, dan menciptakan komunikasi cepat. Plus, tugas pengarsipan dan penghitungan tidak lagi manual, membebaskan karyawan untuk mengurus proses kerja yang lebih besar.(Putra)