Perbandingan Pengelolaan Kampus Secara Manual VS Teknologi Informasi

 

LancangKuning - Hampir mustahil untuk perguruan tinggi pada saat ini tidak menggunakan teknologi informasi untuk mengelola data kampus. Terlepas dari seberapa besar ataupun masih kecil nya sebuah perguruan tinggi (besar atau kecilnya kampus dapa dilihat dari ad berapa jumlah mahasiswa aktif dan akreditasi).

Diseluruh perguruan tinggi menghadapi masalah pengelolaan data yang kurang lebih sama kompleks nya yaitu pengelolaan data mahasiswa, data nilai, data kurikulum, pembayaran biaya pendidikan, data dosen, laporan laporan rutin internal, laporan ke DIKTI dan Kopertis serta berbagai hal yang lainnya dan melibatkan banyak orang dalam penanganannya. Hal ini nyaris mustahil yang dapat dilakukan secara cepat, akurat serta terintegrasi jika dilakukan secara klasik atau manual.

Permasalahan klasik yang akan dihadapi oleh perguruan tinggi yaitu merasa masi terlalu kecil untuk menggunakan teknologi informas ialah belum ada alokasi dana (yang dianggap terlalu mahal) untuk pengadaan inftastruktur serta aplikasi system informasi akademik dan merasa “masih baik baik saja” dengan pengelolaan secara manual dengan tujuan untuk efisiensi biaya.

Pada kenyataannya hal tersebut (pengelolaan secara manual) justru akan memerlukan biaya yang jauh akan lebih besar serta menghasilkan layanan yang sangat buruk berupa sering nya terjadi kesalahan data, layanan akademik kepada mahasiswa yang lambat serta rentan kesalahan, pengerjaan hal yang sama akan berulang kali dan biasanya akan banyak menghabiskan kertas.

Perhitungan yang sederhana seperti ini, pengelolaan secara manual artinya yaitu membutuhkan jumlah SDM yang akan lebih banyak, dengan konsekuensi biaya yang tetap per bulan berupa gaji pegawai untuk pengelolaan data yang akan menjadi lebih besar yang jika diakumulasi dalam waktu 3 atau 4 tahun bisa jauh lebih besar dari pada biaya pengadaan serta perawatan teknologi pengelolaan data terkomputerisasi.

Pengelolaan secara manual juga akan sangat rentan untuk terjadinya human error, kesalahan manusiawi yang sering kali terjadi membuat sebuah pekerjaan terpaksa dilakukan berulang kali (akibat terjadinya kesalahan kesalahan kecil ataupun fatal) sehingga ada banyak dokumen yang terpaksa harus dicetak atau diprint ulang, hal tersebut berarti akan menambah biaya untuk kebutuhan kertas, tinta serta printer dan yang lainnya akan meningkat.

Pengelolaan data secara terintegrasi dengan cara yang manual ialah salah satu hal yang mustahil. Salah satu contohnya seperti, ketika operator di tingkat program studi memasukkan data (entri data) nilai atau pun data pembayaran spp mahasiswa, apakah di tingkat yang lebih tinggi (Fakultas, Universitas, serta Yayasan) data ini harus dientri ulang. Apakah ketika unsur pemimpin yang membutuhkan laporan ataupun rekapitulasi untuk membuat sebuah kebijakan strategis data yang telah di entri pertama kali di level program study tersebut dapat digunakan tanpa proses entri ulang data oleh operator yang lainnya.

Jika harus diketik ulang untuk berbagai keperluan yang lainnya, artinya telah terjadi pekerjaan ulang dalam hal yang sama dan membutuhkan waktu yang akan lebih lama dan juga biaya akan menjadi lebih besar. Dapat dibayangkan bukan betapa lamanya memeriksa data nilai mahasiswa satu persatu tiap per semesternya, serta memeriksa berbagai data yang penting lainnya. Berapa nilai waktu yang terbuang percuma akibat dari inefisiensi kerja tersebut.

Manfaat system informasi dalam pengelolaan kampus

1. Memudahkan proses untuk pengelolaan data akademik dan non akademik

System yang ini akan sangat membantu untuk pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah data staf pengajar ataupun jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan software agar dapat membantu mengefektifkan waktu dan menekan biaya operasional.

2. Intergrasi data

Ini sangat bermanfaat untuk menghindari duplikasi data. Integrasi yaitu adanya keterkaitan antara suatu system dengan system yang lainnya. Dengan ini setiap masing-masing informasi bisa berbagi data yang sama dalam waktu secara bersamaan.

3. Sebagai pusat informasi

Dengan menggunakan ini akan memberikan kemudahan untuk bisa mahasiswa serta dosen dalam mengakses informasi dimana pun dan kapanpun. Informasi ini sangat berguna dalam pengelolaan system kampus.(Delia)