Prosedur Pencatatan Surat/Dokumen Masuk Dan Keluar

Lancang Kuning - Administrasi Pemerintah yang efisien bergantung pada persiapan, pemrosesan, dan distribusi kiriman yang tepat waktu. Semua staf yang menangani email berbagi tanggung jawab itu. Pengumpulan dan pengiriman surat beristirahat dengan kurir atau orang lain yang ditunjuk.

Jenis-jenis Korespondensi

Staf Kantor Catatan harus menangani dengan cepat dan akurat berbagai jenis korespondensi. Korespondensi yang masuk akan mencapai Kantor Catatan dengan berbagai cara. Beberapa akan datang melalui surat tradisional, beberapa dengan tangan, dan beberapa melalui teleks, faks atau surat elektronik. Akan ada juga perbedaan cara penanganan item. Beberapa akan dialamatkan ke kementerian, departemen atau agensi dan beberapa untuk individu baik dengan nama atau jabatan.

Baca juga : Tempat Wisata di Riau

Barang-barang lainnya mungkin tidak ditangani secara tidak memadai atau tidak sah. Sejumlah kecil barang akan diberi tanda keamanan atau privasi, seperti 'rahasia' atau 'pribadi.' Beberapa surat mungkin berisi cek, uang, atau barang berharga lainnya yang perlu dicatat dan dicatat dengan hati-hati di Kantor Catatan.

Membuka Surat

Email yaitu: 

• Ditandai sebagai pribadi atau rahasia atau ditujukan kepada pejabat Kementerian / Departemen dengan nama pribadi, bukan dengan jabatan atau jabatan harus dibiarkan terbuka dan diteruskan ke penerima segera.
• Tagihan, kwitansi, pernyataan, atau faktur yang jelas
• Ditandai kembali ke pengirim jika nama pengirim jelas dapat diidentifikasi
• Ditujukan untuk Departemen non-administrasi

Aturan untuk menangani ‘rahasia’ dan ‘pribadi’ dan dokumen rahasia harus selalu diikuti. (Lihat Juga: Menangani Dokumen dan File Rahasia). Semua surat lain harus dibuka dan dicek ulang segera setelah diterima oleh Kantor Catatan. Selama proses ini surat harus disimpan dalam file kotak atau wadah lain yang sesuai.

Celah amplop terbuka di bagian atas. Harus diperhatikan untuk memastikan isi surat tidak rusak ketika amplop dibelah. Banyak lampiran yang diterima longgar atau terpisah dari dokumen sampulnya. Lampirkan lampiran tersebut pada dokumen terkait, berhati-hatilah agar tidak merusak cek, sertifikat, atau barang serupa. Semua penutup harus dicatat pada dokumen penutup. Ini sangat penting ketika penutupnya berharga atau merupakan kertas pribadi.

Sertifikat, akta, dan dokumen hukum lainnya memerlukan perawatan khusus. Tempatkan dokumen-dokumen semacam itu di dalam amplop terpisah, perhatikan konten dan nomor referensi file di luar. Catat ini dalam register atau Buku Berharga dan simpan di tempat yang aman. Referensi silang pada file.

Pos tercatat

• Surat terdaftar yang masuk diambil dari Kantor Pos oleh kurir Kantor Catatan pada waktu yang ditentukan. Utusan diminta untuk menandatangani surat terdaftar.
• Surat terdaftar kemudian dikirimkan, bersama dengan surat masuk reguler ke Meja Surat di Kantor Catatan. Prosedur untuk surat terdaftar mirip dengan surat biasa yang dijelaskan di atas.
• Setelah surat terdaftar atau surat tidak terdaftar dengan uang tunai diproses, surat itu dikirim langsung ke penerima oleh Petugas Meja Surat, yang memastikan bahwa penerima menandatangani di Buku Berharga sebagai bukti bahwa surat diterima.
• Setelah semua tanda tangan telah diperoleh, Buku Barang Berharga dikembalikan ke Kasir Perbendaharaan yang merekonsiliasi tanda tangan dengan uang yang diterima

Daftar Korespondensi Ke Dalam dan Folder Surat

Setelah surat dibuka dan semua lampiran diperhitungkan, setiap surat atau memorandum harus didaftarkan oleh pejabat yang ditunjuk dalam Daftar Korespondensi Ke Dalam. Semua kolom Daftar harus diisi. Rincian yang akan dimasukkan pada awalnya adalah:

• Nomor seri (nomor berikutnya secara berurutan)
• Tanggal surat itu
• Tanggal surat diterima
• Dari siapa surat itu diterima
• Referensi yang diberikan oleh penulis surat itu
• Subjek surat itu

Kepala Kantor Catatan atau petugas yang ditunjuk akan memutuskan bagaimana item akan ditangani. Sebagai contoh:

• Tandai dokumen rutin dengan instruksi pengarsipan dan berikan kepada petugas yang bertanggung jawab untuk pengarsipan.
• Tempatkan huruf yang tidak rutin dalam folder surat untuk diedarkan. Daftar akan bervariasi dari satu lembaga ke lembaga, tetapi penting bahwa itu sesingkat mungkin sehingga folder surat dikembalikan ke Kantor Catatan dengan cepat.

Petugas pada daftar sirkulasi harus memperhatikan dokumen di folder surat dengan segera. Mereka harus menandai surat-surat yang ingin mereka tangani secara pribadi atau bahwa mereka ingin merujuk staf mereka dengan menunjukkan kepada siapa mereka akan dikirim. Semua arahan tersebut harus diparaf dan diberi tanggal oleh petugas yang membuatnya. Surat tidak dapat dihapus dari folder surat. Semua harus dikembalikan ke Kantor Catatan untuk diajukan.

Di mana terdapat lebih dari satu sirkulasi surat setiap hari, korespondensi yang dikirim setelah sirkulasi telah dikirim, harus disimpan dan dimasukkan dalam batch berikutnya, kecuali untuk yang ditandai 'mendesak' yang harus segera dikirim. Kantor Catatan yang hanya menerima surat sekali sehari, mungkin merasa perlu memiliki sirkulasi kedua untuk berurusan dengan surat yang dikirim dengan tangan.

Ketika folder surat dikembalikan ke Kantor Catatan, dokumen harus segera ditempatkan pada file yang sesuai. Sebelum file-file tersebut diserahkan kepada petugas tindakan yang ditunjuk, staf Kantor Catatan harus mencatat pada Lembar Transit File yang relevan nama atau judul petugas tindakan dan tanggal transit (Lihat - Bagian 7). Informasi berikut harus dicatat dalam Daftar Korespondensi Ke Dalam:

• Nama atau judul petugas tindakan kepada siapa file itu disampaikan, dan tanggal surat itu diajukan
• Jumlah file tempat surat itu

Baca juga : Jenis Jenis Jabatan Administrasi Perkantoran

Surat Berisi Barang Berharga

Pos yang berisi atau kemungkinan berisi, cek, wesel bank, wesel, atau barang berharga lainnya harus dijaga dengan hati-hati sejak diterima.

Catatan tertulis dari semua pengiriman uang pos yang diterima setiap hari harus disiapkan (sebagai tambahan dari Inward Correspondence Register) dan ditandatangani oleh pembuka pos. Buku Berharga atau Daftar Pengiriman Uang digunakan untuk tujuan ini. Staf Kantor Catatan harus mencatat informasi berikut dalam Daftar Pengiriman Uang:

• Nomor seri
• Tanggal Diterima
• Nama orang yang mengirim pengiriman uang
• Jumlah
• Detail pengiriman uang
• Periksa nomor / kode sortir Bank (hanya cek)
• Nama dan tanda tangan petugas yang membuka pengiriman uang

Setiap lembar register harus diberi nomor urut. Uang tunai yang diterima harus dihitung dan dicatat dalam register serta pada dokumen yang menyertai oleh pos pembuka. Entri penghapusan dan pensil tidak boleh dibuat dalam register. Entri yang salah dapat dibatalkan hanya dengan menguasainya dan memperbaikinya dengan entri baru yang membuat entri asli dapat terbaca. Semua perubahan tersebut harus diparaf bersama oleh pos pembuka dan petugas pengawas.

Periksa semua instrumen hutang (cek, wesel, wesel pos, wesel bank, dan sebagainya) untuk memastikan bahwa:

• jumlah setuju dengan itu pada slip saran pengiriman uang atau dokumen lain yang menyertainya
• jumlah dalam kata dan angka setuju
• detail tanggal dan penerima pembayaran diselesaikan dengan benar
• pengiriman uang ditandatangani (tidak termasuk pesanan pos dan hutang)

Jika tujuan pengiriman uang tidak dapat diidentifikasi, sertakan dengan pembayaran harian dan lakukan tindakan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan secepat mungkin.

Dalam kasus di mana uang tampaknya telah dihilangkan atau berbeda dalam jumlah dari yang dinyatakan pada dokumen yang diterima melalui pos, catatan harus dibuat pada dokumen bersama oleh pos pembuka dan petugas pengawas. Orang yang mengirim remitansi segera disarankan bahwa ada kesalahan. Cek mungkin ditangguhkan sementara itu.

Telegram dan Faks

Tempatkan telegram di folder yang ditandai 'URGENT' segera setelah terdaftar. Folder-folder ini kemudian harus diberikan tanpa penundaan kepada petugas senior untuk mendapatkan arahan tentang bagaimana mereka diperlakukan.

Jumlah surat yang semakin banyak diterima melalui faks. Karena surat 'sampah' kadang-kadang dikirim melalui faks, periksa apakah faks yang diterima adalah urusan kantor asli. Penggunaan faks yang tidak perlu harus dihilangkan dan harus hati-hati dalam memutuskan apakah faks perlu diperlakukan sebagai hal yang mendesak. Korespondensi non-mendesak rutin tidak boleh dikirim melalui faks. Kepala Kantor Catatan harus berkonsultasi dengan petugas tindakan yang sesuai jika ragu.

Bahan yang difaks cenderung memudar jika dicetak pada kertas termal. Setelah ditetapkan bahwa faks menyangkut urusan resmi, faks tersebut harus difotokopi dan salinannya ditempatkan di folder surat atau pada file yang sesuai sebagaimana diperlukan. Faks, sebagaimana diterima, kemudian harus ditempatkan pada file yang disimpan untuk faks asli.

Semua faks masuk pada file faks harus dimusnahkan setelah enam bulan sebagai masalah rutin. Jika dokumen asli yang difaks diterima di kemudian hari di Kantor Catatan, dokumen itu juga harus ditempatkan pada file yang sesuai. Baik fotokopi faks maupun dokumen asli harus disimpan pada file karena fotokopi mungkin memiliki komentar tertulis di atasnya oleh petugas tindakan.

Baca juga : Tempat Wisata di Pekanbaru

Surat elektronik

Semakin banyak komunikasi yang diterima melalui surat elektronik di komputer meja petugas aksi. Namun, banyak pesan email bersifat rutin atau tidak terkait dengan bisnis resmi dan tidak perlu disimpan begitu dibaca.

Petugas yang mengirim atau menerima surat elektronik harus memutuskan apakah setiap item dari e-mail yang diterima atau dikirim berkaitan dengan bisnis resmi dan perlu dicetak sehingga salinan ditempatkan pada file.

Dalam semua kasus ketika surat elektronik yang masuk dicetak untuk pengarsipan, balasan keluar juga harus dicetak dan diajukan dengan pesan yang masuk jika memungkinkan.

Pesan email harus terkait dengan satu subjek saja untuk memfasilitasi pengarsipan. Jika e-mail berhubungan dengan beberapa subjek, salinan perlu dibuat dan ditempatkan pada file yang sesuai. (Aturan untuk mengirim dan menyimpan email secara elektronik sedang direvisi dan dikembangkan terus menerus). (Mawar)