Teknik Komunikasi Melalui Telepon

LancangKuning - Telekomunikasi yang artinya jarak jauh dan komunikasi yang artinya mengirim dan menerima pesan. Jadi telekomunikasi adalah komunikasi jarak jauh dengan menggunakan media atau alat komunikasi (handphone). Konsep dasar telekomunikasi seperti Komunikasi satu arah (simpleks) Pengirim dan penerima informasi ini tidak dapat berkomunikasi secara berulang kali melalui media yang sama Contoh: Telegraf, televisi, dan multimedia Komunikasi dua arah (dupleks).

Pengirim dan penerima informasi tidak dapat terus menerus komunikasi berkelanjutan melalui media yang sama  Contoh: Telepon dan VIOP Komunikasi semi-dua arah. Pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan dan bergantian melalui media yang sama Contoh: Walkie talkie dan fax. Dalam berkomunikasi terdapat juga cara komunikasi yang efektif yaitu bersikap jelas, singkat, sopan dan kendalikan percakapan

Adapun Etika penanganan telepon seperti:

1. Salam saat kita mengangkat gagang telepon.
2. Mengangkat telepon lebih dari 3 kali berdering. (Jangan gunakan kata "halo"). Jika penelpon menanyakan langsung kepada orang yang dituju, maka sebelum kita menjawab pertanyaan telpon sebaiknya kita tanyakan dulu namanya.
3. Setelah menjelaskan identitas penelepon, selanjutnya kita menjawab pertanyaan penelepon dengan terlebih dahulu menanyakan kepada target orang bahwa seseorang ingin berbicara dengannya, setelah orang yang bersangkutan menjawab bahwa dia bersedia, segera balikkan telepon.

Jenis telepon dari segi fungsi seperti Telepon informative yaitu telepon yang berfungsi untuk menerima dan mengirimkan informasi lisan, baik untuk sambungan lokal, interlokal, dan internasional melalui jaringan kabel. Faksimili, adalah perangkat elektronik yang mempunyai fungsi sebagai fotokopi jarak jauh. Telepon internet, yaitu pesawat terbang yang menggunakan akses internet untuk berkomunikasi.

Telepon SMS, yaitu telepon yang berfungsi untuk mengirim dan menerima berita lisan, juga dapat berfungsi untuk mengirim dan menerima berita tertulis melalui sms (short message service). Telekonferensi, yaitu komunikasi yang memungkinkan beberapa orang untuk saling menelepon dan melihat satu sama lain melalui monitor. Telepon digital, yaitu telepon yang menggunakan mesin.

Memindahkan saluran telepon yaitu :

1. Beri tahu penelepon apa yang kita lakukan
2. Sebelum menghubungkan panggilan telepon ke pihak yang dituju, tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang dituju, apakah dapat menerima panggilan tersebut atau tidak.
3. Jika Anda harus menunggu karena penerima telepon sedang sibuk, segera bicaralah kepada penelepon untuk menjelaskan situasinya, dan tanyakan apakah dia masih ingin menunggu atau akan menelepon kembali.
4. Jika penelepon masih ingin menunggu, segera beri tahu penerima ponsel bahwa penelepon masih bersedia menunggu.
5. Setelah menerima telepon ada waktu atau sudah menyelesaikan urusannya, maka operator akan memindahkan saluran telepon untuk dihubungkan ke penerima telepon, namun ada baiknya jika sebelum pemindahan saluran telepon, operator terlebih dahulu mengecek dengan penelepon apakah telepon masih terhubung.
6. Satu lagi, kunjungan resepsionis telpon benar-benar tidak bisa menerima telpon karena sibuk dan tidak bisa diganggu, bicaralah dengan hati-hati dan sopan serta minta kesediaan penelpon untuk meninggalkan nomor telpon yang bisa dihubungi.

Langkah-langkah untuk menerima panggilan telepon masuk yaitu

1. Kertas dan pensil / alat tulis pena.
2. Jangan sampai telepon masuk berdering lebih dari tiga kali.
3. Bicaralah dengan nada suara yang menyenangkan.
4. Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi orang lain.
5. Dengarkan semua percakapan dengan cermat dan penuh perhatian dan jangan pernah bicara. penggunaan kata "what" atau "hah" jika kata-kata penelepon tidak jelas, karena telepon tidak sopan. Jika ada pesan, catat dengan seksama semua pesan yang disampaikan oleh pemanggil dan agar segera tersampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.(Farida)