Kelebihan Dan Kekurangan Sistem Kearsipan

LancangKuning - Sistem kearsipan merupakan sebuah pengelolaan data atau catatan rekaman suatu kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan yang sangat teratur dan terencana baik itu untuk arsip yang dibuat ataupun yang diterima, agar supaya dapat memudahkan untuk ditemukan kembali apabila diperlukan kembali. Arsip dapat berbentuk surat, akta, piagam, buku dan sebagainya yang bisa dijadikan bukti shahih untu sebuah tindakan dan keputusan. Dan dengan semakin berkembangnya zaman dan perkembangan teknologi, maka arsip dapat berupa audio, video, dan digital.

Jenis-Jenis Arsip

1. Arsip Dinamis
   Jenis arsip dinamis ini merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam sebuah perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan suatu kehidupan kebangsaan pada umumnya.
2. Arsip Aktif
   Arsip yang secara dinamis yang secara langsung dan terus menerus sangat diperlukan dan dipergunakan , di dalam sebuah penyelenggaraan administrasi
3. Arsip Inaktif
   Jenis arsip ini dimana arsip jenis dinamis yang frekuensi dari penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasinya sudah sangat menurun
4. Arsip Statis
   Jenis arsip ini tidak dipergunakan secara langsung , untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara
5. Arsip Duplikasi
   Jenis arsip yang bentuk atau isinya sama dengan arsip yang aslinya

Kelebihan dan kekurangan sistem kearsipan

1. Sistem Filling Abjad

Kelebihan Sistem Filling Abjad

• Dapat langsung menempatkan berkas dengan aman pada tempat penyimpanannya
• Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan sangat mudah untuk dipahami tentunya
• Tunjuk silang sangat mudah sekali diterapkan
• Kesalahan pada berkas sangat  mudah untuk dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama
• Biaya pelaksanaannya lebih murah dan hemat

Kekurangan Sistem Filling Abjad

• Adanya kesalahan pada penempatan berkas apabila tidak mengikuti aturan secara konsisten yang sudah ditetapkan terlebih dahulu
• Mudah mengubah beberapa alphabet dalam sebuah surat
• Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat sistem penyimpanan cepat penuh dan rusak dan susah untuk diambil kembali
• Pemberian label pada folder namakan banyak sekali tenaga

2. Sistem Nomor

Kelebihan Sistem Nomor

• Penyimpanannya dapat lebih teliti, cermat, dan tentunya sangat teratur
• Penyimpanannya sangat cepat dan tepat
• Sederhana dan mudah dilaksanakan
• Dapat digunakan untuk segala macam surat atau dokumen
• Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai alat referensi dalam sebuah korespondensi di dalam dokumen

Kekurangan Sistem Nomor

• Lebih banyak waktu yang digunakan untuk dapat mengindeks
• Banyaknya map atau dokumen untuk surat-surat yang beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan untuk mengambil dokumen yang diperlukan
• Memerlukan ruangan yang lebih luas dan memadai untuk dapat menyimpan arsip yang lumayan banyak

3. Sistem Tanggal

Kelebihan Sistem Tanggal

• Sangat cocok untuk pengolahan kegiatan yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
• Sangat sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi

Kekurangan Sistem Tanggal

• Orang banyak yang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal pada penyimpanannya dan membuat kesulitan untuk menemukan dokumen yang di arsip
• Tidak semua unit pengolahan sebuah dokumen dalam  sebuah organisasi itu cocok untuk menetapkan sistem ini
• Agar mudah dapat mengatur letak sebuah arsip di dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni dengan 100% akan tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad terlebih dahulu

4. Sistem Wilayah

Kelebihan Sistem Wilayah

• Sangat mudah untuk mencari keterangan jika letak wilayah telah di ketahui

Kekurangan Sistem Wilayah

• Kemungkinan besar dapat terjadi salah penyimpanan, apabila seorang petugas tidak mempunyai wawasan atau pengetahuan tentang latak geografinya
• Harus mengetahui letak geografi atau wilayah sebuah dokumen yang di arsip  meskipun dalam sebuah surat tidak dicantumkan secara detail atau lengkap letak wilayahnya
• Perlu adanya sejenis buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang

5. Sistem Subyek

Kelebihan Sistem Subyek

• Mudah mencari keterangan apabila perihalnya saja yang ingin diketahui atau diambil
• Dapat dikembangkan kedepannya dengan tidak terbatasnya judul dan jenis susunannya

Kekurangan Sistem Subyek

• Kurang cocok untuk bermacam jenis suart atau dokumen(Syaidah)