Etika Berkomunikasi Menggunakan Telepon

LancangKuning - Kebanyakan orang tidak paham mengenai etika dalam berkomunikasi menggunakan telepon hal yang paling sering terjadi iyalah suara yang kurang jelas saat berbicara nah dari saya akan memberitahu hal apa saja yang harus diperhatikan dalam bertelepon yaitu suara harus jelas, tegas, namun terkesan ramah, dan bersahabat agar orang yang kita ajak bicara di telepon menerima kesan yang baik sehingga orang tersebut dapat betah dan nyaman mengobrol dengan kita.

1. Etika dalam bertelepon

Bagaimanakah etiket dalam bertelepon? Ketika kita menggunakan telepon, kita tidak langsung berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi, oleh karena itu kita harus mengetahui hal-hal pening apa saja yang harus diketahui dalam etiket penerimaan telepon dalam sebuah instansi/kantor, yaitu sebagai berikut :

1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama langsung angkat bila telepon berdering dan jawab dengan sopan
2. Jangan menjawab dengan kata ”halo” tettapi langsung saja sebutkan nama perusahaan atau kantor tempat kita bekerja
3. Jangan menggunakan telepon terlalu lama untuk berbicara dengan si penelepon atau untuk kepentingan pribadi
4. Berusahalah menjadi audiens atau pendengar yang baik terhadap lawan bicara kita di telepon dan jangan bersikap tidak setuju terhadap pembicaraan si penelepon
5. Jangan mengucapkan kata-kata yang kasar yang dapat menyinggung perasaan si penelepon
6. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
7. Catat pesan-pesan poin yang di sampaikan.
8. Mengakhiri pembicaraan dengan tepat
9. Jangan lupa untuk mengucapkan salam penutup dan apabila masih ada keperluan minta nomor si penelepon untuk di hubungi lain waktu.
10. Meletakan gagang telepon dengan pelan.

Baca Juga : Tempat Wisata di Pekanbaru

2. Hal- hal yang harus di hindari dalam komunikasi melalui telepon

1. Jangan memakai bahasa informal, terutam kepada orang yang belum tau siapa orang yang berbicara di telepon.
2. Tidak boleh bicara sambil makan atau berbicara dengan orang lain saat bertelepon.
3. Berbicara terlalu banyak basa basi.
4. Berbicara dengan nada yang kurang enak di dengar
5. Berbicara seolah olah kita memerintah
6. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama
7. Tidak menggunakan nada atau intonasi yang terkesan malas

3. Langkah- Langkah dan Teknik Menerima Telepon

1. Tekhnik mengangkat telepon

Jangan pernah membiarkan telepon berdering terlalu lama atau sampai lebih dari 3 kali karena dapat mengganggu suasana kerja di kantor. Karena biasanya posisi duduk atau ruang sekretaris biasanya berdekatan dengan ruang pimpinan. Oleh karena itu kita harus menjaga suasa dan apabila telepon berdering kita harus bergerak cepat untuk mengangkat.

2.   Menyiapkan buku catatan

Siapkan buku alat tulis untuk mencatat apabila ada sesuatu yang penting untuk di sampaikan atau di ingat agar tidak lupa nantinya

Baca Juga : Akreditasi Jurusan Kampus Universitas Bandar Lampung

3.   Memberi salam pada penelpon

Berikanlah salam kepada penelepon sesuai dengan waktu, setelah itu berikan identitas kantor atau perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor dan nama penerima telepon)

4.   Membuka Pembicaraan

Jika penelepon ingin berbicara langsung dengan pimpinan perusahaan kita harus meminta kepada si penelepon untuk menunggu sebentar untuk menyampaikan kepada pimpinan dan apabila pimpinan tidak ingin diganggu maka kita harus membuka pembicaraan.

Baca Juga : Tempat Wisata di Riau

Contoh :

“Selamat pagi, GARUDA CYBER, ada disini”,

5.  Hubungkan segera si penelepon dengan yang yang dicari

Tanya terlebih dahulu kepada si penelepon kepada siapa ia ingin berbicara dan setelah itu langsung kita sampaikan kepada orang yang dicari si penelepon jika ia tidak sibuk maka langsung saja kita hubungkan dengan si penelepon

6.  Salam Penutup

Jika sudah siap berbicara dan ingin mengakhiri pembicaraan jangan lupa untuk mengucap salam penutup agar kita bisa memberikan kesan yang baik kepada si penelepon dan ia tidak bosan berbincang dengan kita.(Mayor)