Manajemen Kearsipan Elektronik

LancangKuning - Arsip elektronik memiliki suatu pola kehidupan yang sama dengan arsip konvensional seperti dimulai dari penciptaan, penyimpanan dan penemuan kembali, pengolahan, pendistribusian, dan penyusutan. Perbedaan antara arsip elektronik dengan konvensional adalah ada pada kecepatan dan ketepatan dalam penemuan arsip kembali.

Kelebihan dan kekurangan arsip elektronik

Teknologi sudah hadir untuk memberikan suatu kemudahan termasuk dalam melakukan sebuah pekerjaan kantor untuk melakukan sesuatu akan menjadi lebih baik. Berikut ini adalah keuntungan dari pengelolaan arsip elektronik apa bila dibandingkan dengan arsip konvensional:

• Proses penemuan dan penyajian pun sudah dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap. Lengkap berarti segala sesuatu yang akan diperlukan dapat diperoleh tanpa ada yang akan terlewatkan.
• Penyaluran atau distribusi dari sebuah informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan dengan dalam waktu yang sama oleh semua pihak.
• Penyimpanan suatu informasi secara terpusat sehingga kita dapat menghindari adanya sebuah duplikasi informasi.
• Tingkat keakuratan penyimpanan yang sangat tinggi.
• Keuntungan dari pengelolaan arsip merupakan suatu penghematan kertas dan ruang karena arsip disimpan dalam bentuk digital.
• Pengindeks-an fleksibel dan dapat dimodifikasi sesuai dengan perkembangan prosedur.

Ada beberapa kelemahan dalam suatu pengelolaan arsip dari elektronik adalah sebagai berikut:

• Biaya pengadaan system cukup relatif mahal meskipun pengadaan system ini dapat dijadikan dari investasi dalam organisasi.
• Kemungkinan adanya manipulasi atau perubahan dari informasi.
• Ketergantungan terhadap software dan hardware yang akan selalu berkembang.
• Keterbatasanya ada pada daya tahan media fisik dari sebuah penyimpanan dari arsip elektronik.
• Kesulitan dalam berbagi file apabila format berbeda atau karena masala katersediaan dalam jaringan.
• Kemungkinan adanya sebuah kerusakan dalam penggunaan sebuah file tanpa adanya kerusakan yang indikasi seperti server yang terserang virus dalam komputer atau kesalahan personal yang tidak sengaja menghapus file secara permanen.

Kemudahan manajemen arsip dari elektronik

Kelebihan yang jelas tampak adanya arsip elektronik merupakan kemudahan yang akan ditawarkan dalam pengelola arsip. Kemudahan-kemudahan yang akan didapat dan dirasakan apabila kita menggunakan arsip elektronik menurut sugiarto adalah sebagai berikut:

1. Mudah dioperasikan

Di dalam komputer terdapat suatu program-program yang akan berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Konsep ini biasanya dikenal dengan istilah human computer interactive. Sebagai contoh, apabila kita ingin mencetak sebuah dokumen maka hanya cukup menekan ikon print (pastikan komputer sudah terhubung ke printer) untuk menyimpanan sebuah dokumen cukup menekan ikon save atau save As dan lain sebagainya.

2. Tampilan menarik

Komputer mampu memberikan sebuah tampilan yang cukup menarik ditambah dengan pengguna yang dapat melakukan kostumisasi sehingga pengguna dapat mengatur sebuah tampilan desktop keinginan.

3. Fasilitas pencarian dokumen

Komputer mampu mencari sebuah di dalam dokumen dengan menggunakan waktu yang cukup singkat. Pengguna cukup melakukan pengetikan pada keyword (kata kunci) pada tab pencarian dan tidak akan membutuhkan waktu yang lama bagi komputer hanya untuk menentukan sesuatu file dengan menggunakan keyword tersebut. Berbeda dengan arsip konversional yang akan menghapuskan kita untuk mencari file satu persatu.

4. Pencatatan lokasi fisik dokumen

Pengguna dalam pencatatan fisik dokumen akan diberikan kemudahan untuk menemukan lokasi penempatan dalam sebuah dokumen seperti hard copy yang akan diinginkan. Pengguna juga dapat mengetahui lokasi seperti gedung, bangunan, ruang, dan kabinet tempat arsip yang akan disimpan.

5. Fasilitas gambar dan suara

Pengguna alat scanner akan memungkinkan suatu pengguna dalam mentransfer file fisik ke dalam suatu komputer dalam bentuk visual, dan ditambah dengan sebuah fitur dalam perbaikan kualitas gambar seperti mempertajam, mencerahkan, dan lain sebagainya.

6. Keamanan data

Di dalam komputer memungkinkan adanya jaminan keamanan dengan menggunakan ID pengguna dan password yang akan dapat mengakses arsip. Penyimpanan ganda arsip dengan menggunakan CD atau DVD juga dapat menambahkan keamanan arsip dan sebagai backup apabila file arsip di komputer terserang virus atau mudah terhapus.(Lisdayani)