Kelebihan Dan Kekurangan Arsip Manual

LancangKuning - Arsip manual merupakan suatu dokumen-dokumen yang sebelumnya telah dikelola dengan secara manual untuk dapat digunakan dengan teliti dan baik agar segala sesuatu yang akan dioleh menjadi baik. Dokumen yang dikelola juga masih berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya untuk dapat menyetelkan suatu dokumen yang akan digunakan berdasarkan apa yang diinginkan oleh pengguna. Suatu arsip atau dokumen akan dilakukan dengan secara manual agar mempunyai siklus hidup yang terdiri atas lima tahap untuk dapat dipahami dan digunakan.

1. Penciptaan (pengembangan dalam suatu penyusunan suatu form baru bagi organisasi) yang akan dijalankan dengan teliti.
2. Pemanfaatan suatu dokumen untuk dapat digunakan secara berurutan dan akan dijalankan dengan semaksimal mungkin.
3. Suatu komponen dalam arsip manual yang terdiri dari sebuah dokumen yang akan digunakan setelah adanya pemanfaatan dengan dilakukan dalam suatu organisasi atau dapat dijalankan dengan bertahap.
4. Dalam suatu menitik yang akan diberatkan pada lokasi yang terdapat dokumen maupun arsip yang dimaksud untuk proses pelacakan dan apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu akan ditunjuk untuk memperbaiki proses penggunanya.
5. Di posisi yang berupa suatu pemeliharaan yang berada di dalam sebuah dokumen yang telah dianggap penting ke berbagai lokasi yang dianggap tepat untuk tempat penyimpanannya.

Sistem Penyimpanan

1. Sistem Sentralisasi

Sistem dokumen yang sebelumnya sudah disimpan kedalam penyimpanan komponen yang digunakan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan sistem dokumen untuk dapat menghubungi dengan mendapatkan dan menggunakan dokumen sesuai kebutuhan yang dimaksud dengan suatu komponen arsip manual.

Kelebihan

•  Mencegah duplikasi.
•  Layanan yang lebih baik.
•  Adanya keseragaman.
•  Menghemat waktu.
•  Menghemat ruangan.
•  Memungkinkan keamanan yang lebih terpadu.

Kekurangan

•  Kesulitan fisik.
•  Kebocoran informasi.
•  Adanya ketakutan hilangnya dokumen.
•  Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen yang diperlukan.

2. Sistem Desentralisasi

Sistem ini juga telah menyerahkan suatu pengolahan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit untuk dapat memiliki suatu sumber dari kearsipan yang akan digunakan berdasarkan yang telah dibuat.

Kelebihan

• Dekat dengan pemakai.
• Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan suatu berkas yang akan dipakai secara bertahap, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bag akan disimpan di bagian yang bersangkutan dengan pembuatan arsip manual.

Kekurangan

• Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan.
• Karena banyaknya duplikasi dalam dokumen yang sama dengan komponen yang dibuat.
• Mengalami kesulitan dalam pemberkasan yang telah berkaitan dengan dokumen yang relevan dan telah berkaitan dengan dua bag atau lebih dari yang sudah diberikan untuk digunakan.
•  Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan yang sebelumnya sudah dipersiapkan.
• Masing-masing bag akan menyimpan dokumennya sendiri sehingga sama tersebarnya di berbagai tempat dan akan digunakan dengan baik dalam menjadikan sumbernya tetap aman digunakan di berbagai kalangan.

3. Sistem Kolaborasi

Dalam masing-masing bag akan menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem yang terpusat dalam komponen-komponen yang sudah dibuat.

Kelebihan

• Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang sama dengan dokumen.
• Menekankan seminimum mungkin untuk mencegah kesalahan dalam pemberkasan serta dokumen yang hilang.
• Menekan duplikasi dokumen.
• Memungkinkan pengadaan suatu dokumen yang terpusat dengan imbas dan efesiensi biaya yang lebih baik dari segi apapun.

Kekurangan

• Karena suatu dokumen akan berkaitan dan tidak akan dapat ditempatkan pada tempat yang sama akan dapat menyebabkan sulitnya dalam penggunaan sebuah dokumen.
• Kurang baik karena keseragaman di seluruh unit belum ada di sistem pembuatannya.
• Masalah yang berasal dari sentralisasi dan desentralisasi akan dapat dibawa kedalam sistem kombinasi kearsipan manual tersebut.(Pinta).