Tahap-Tahap Otomatisasi Perkantoran

LancangKuning.com - Sistem otomatisasi kantor menyediakan cara bagi bisnis untuk mempercepat, skala, dan mengurangi risiko di 7 bidang pekerjaan kantor dan produktivitas. Eksekutif dan pemimpin perlu mengenali kebutuhan untuk menciptakan sistem otomasi sehingga praktik terbaik mereka dapat dibagikan, praktik, dan dimanfaatkan secara konsisten di seluruh tim. Mindfield Consulting bekerja dengan para pemimpin untuk menciptakan teknologi dan sistem yang belum pernah terjadi sebelumnya untuk membantu mendorong pertumbuhan dan mengelola risiko yang membuat Anda tidak dapat memenuhi misi Anda.

Sering kali kurangnya otomat kantor disebabkan oleh: kurangnya keterampilan yang memenuhi syarat, budaya yang berfokus pada status quo, dan kurangnya tim yang diberdayakan. Mindfield telah berhasil membantu tim menyebarkan otomatisasi kantor di Kanada, menciptakan pemimpin yang unggul dalam memberdayakan anggota tim dan teknologi inovatif.

Apa itu Otomatisasi Kantor?

Otomatisasi kantor adalah penggunaan proses dan teknologi untuk mengotomatiskan 6 komponen yang berbeda untuk masing-masing dan setiap kegiatan bisnis yang meliputi input, pemrosesan, pengiriman, pelaporan, pengarsipan, dan pembuangan. Salah satu sistem otomatisasi kantor yang paling umum adalah aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan yang memungkinkan kantor untuk merampingkan dan mengotomatisasi tugas-tugas front-office dan back-office yang mengelola proses dan data yang masuk ke penjualan ke koleksi.

Tahapan Otomatisasi Kantor

Selama bertahun-tahun kantor tersebut telah melalui sejumlah iterasi tentang bagaimana teknologi informasi telah mengotomatisasi dan mengembangkan perusahaan modern. Tiga tahap otomatisasi kantor menawarkan katalog otomatisasi yang dapat diakses yang memberikan konteks ke kedewasaan kantor. Sebagai peralihan kantor, tidak jarang melihat ansambel atau gabungan teknologi otomasi. Misalnya, email mungkin merupakan sistem otomatisasi kantor dasar tetapi karena kemampuan Google yang semakin adaptif, ia dapat memanfaatkan otomatisasi tingkat lanjut seperti pembelajaran mesin untuk menentukan email apa yang paling relevan dengan Anda atau kotak masuk Anda.

Baca Juga : Tempat Wisata di Pekanbaru

Katalog ini dapat membantu membimbing organisasi ke langkah selanjutnya sebagai bagian dari pendewasaan kemampuan otomatisasi kantor mereka. Meskipun fitur-fiturnya terutama difokuskan pada kegiatan back-office, ada tahapan yang serupa untuk kantor yang menghadap ke depan atau departemen pengembangan produk.

1. Otomasi Kantor Dasar

Otomatisasi kantor awal ditandai dengan transisi dari pekerjaan analog di atas kertas atau melalui upaya manual ke platform elektronik. Ini sering kali memberikan penghematan waktu yang eksponensial dan percakapan sumber daya x seperti pindah dari pena dan kertas ke aplikasi penerbitan digital.

Penerbitan elektronik: penggunaan editor dokumen kantor atau spreadsheet adalah contoh dari otomasi penerbitan kantor termasuk Microsoft Word dan Apple Pages, atau bahkan aplikasi Paint

• Komunikasi digital: otomasi komunikasi kantor mencakup e-mail, pesan instan, dan konferensi video
• Transfer dan penyimpanan file digital: alih-alih ruang perumahan yang penuh kertas dan arsip, organisasi dapat memilih untuk memanfaatkan layanan seperti Google Drive, Drop Box, dan Apple iCloud untuk menyimpan file perusahaan mereka
• Penandatanganan elektronik: penandatanganan elektronik adalah cara terbaik untuk mengurangi penggunaan kertas dan memperlambat waktu penyelesaian, ini memungkinkan para pemimpin bisnis menandatangani dokumen secara digital untuk persetujuan
• Otomatisasi kalender: aplikasi kalender memungkinkan rapat atau acara dijadwalkan di kalender bersama sehingga menghilangkan kebutuhan untuk mengisi agenda atau buku harian dengan janji temu

2. Otomatisasi Kantor Menengah

Pada tahap menengah investasi telah dibuat dalam mendefinisikan peraturan perusahaan dan menciptakan sistem untuk mengotomatisasi dan skala staf kantor dapat melakukan secara eksponensial

• Manajemen alur kerja: mengelola proses yang mengawasi penyerahan informasi untuk persetujuan dan rilis dapat diotomatisasi menggunakan aturan sehingga informasi terus bergerak alih-alih terhenti oleh satu orang
• Manajemen absensi: organisasi sering memiliki kebijakan liburan dan hari sakit, sistem dapat mengotomatiskan akrual dan melacak waktu istirahat yang diambil bersama dengan integrasi ke penggajian
• Otomatisasi hutang dagang: sistem saat ini tersedia untuk mengurangi entri data manual dan pembayaran tagihan dan faktur
• Manufaktur tepat waktu: memungkinkan minimalisasi inventaris dan pengerjaan material yang sedang berlangsung, memungkinkan perusahaan untuk mengirim dan mengirimkan produk secara cepat menggunakan teknologi khusus

Baca Juga : Akreditasi Jurusan Kampus Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Mitra Lampung

• Otomatisasi Kepatuhan Tenaga Kerja: memungkinkan organisasi untuk melatih dan mengembangkan pelengkap besar karyawan lintas geografi dan zona waktu sembari mengelola kepatuhan terhadap domain keselamatan, peraturan, dan etika
• Pemrosesan penggajian: pemrosesan penggajian dapat dan telah lama menjadi bidang otomasi kantor, akuntan tabungan, dan pembukuan dalam jumlah besar selama seminggu pembayaran
• Otomatisasi fasilitas: memungkinkan pemesanan dan reservasi ruang rapat kantor dan ruang kerja yang mulus tanpa keterlibatan petugas
• Setoran langsung: perusahaan mengotomatiskan setoran atau pengiriman cek pembayaran karyawan mereka
• Pembaruan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan otomatis: untuk organisasi yang memanfaatkan aplikasi web atau Perangkat Lunak sebagai Layanan, ini memungkinkan mereka untuk mengadopsi fitur dan produk baru yang dirilis segera setelah tersedia, dengan kelembaman teknologi tanpa batas.
• Estimasi harga: kutipan dan proposal dapat diotomatisasi berdasarkan definisi input, parameter perhitungan, dan output yang dioptimalkan untuk mencapai harga cepat bagi klien
• Sistem kantor tangguh: sistem dapat dirancang dan digunakan sedemikian rupa sehingga mereka menjadi sangat tersedia, yang berarti 99,99% uptime dengan dampak terbatas kepada klien.
• Automating Maintenance: mengotomatiskan inspeksi dan pengiriman pemeliharaan aset, sangat mengurangi kebutuhan untuk mempertahankan staf pekerja pemeliharaan yang besar dan memungkinkan tingkat pemanfaatan karyawan yang tinggi.

3. Otomatisasi Kantor Lanjut

Pergeseran paradigma di tingkat otomatisasi kantor ini menuntut organisasi untuk: membuat basis aturan yang fleksibel yang diadaptasi dari waktu ke waktu secara otomatis, ketentuan untuk mengotomatisasi proses lintas platform, atau penerapan praktik kepemilikan atau teknologi terdepan dalam teknologi

• Manajemen data: pada tahap ini sebuah kantor yang memiliki banyak sistem yang mereferensikan suatu model data luas organisasi tunggal dapat memberikan kemampuan yang belum pernah terjadi sebelumnya untuk melayani dan berinteraksi dengan pelanggan dan pemasok, ini memberikan pekerjaan dasar untuk sistem yang benar-benar nol silo sambil membatasi jumlah migrasi dan pemuatan data.
• Pengambilan keputusan otomatis: sistem dapat disempurnakan sedemikian rupa sehingga dapat dipercaya membuat keputusan dalam perdagangan, menempatkan pesanan, penawaran, dan mengisi ulang inventaris sehingga aktor manusia memerlukan sedikit input, menciptakan proses yang dipercepat dan otonom dengan cepat.

Baca Juga : Tempat Wisata di Riau

• Otomatisasi proses robot: memungkinkan komputer untuk dengan cepat memasukkan data dari satu sistem ke sistem lainnya, dengan hampir tanpa upaya manusia memungkinkan peningkatan kecepatan dan kualitas layanan.
• Layanan pelanggan otomatis: organisasi biasanya menggunakan bot obrolan yang berinteraksi dan memberikan informasi penting kepada klien di situs web atau platform pengiriman pesan.
• Sistem kepemilikan: platform teknologi yang memanfaatkan praktik kerja unggulan industri untuk memberikan layanan atau produk dengan kecepatan, skala, efisiensi, dan kualitas yang belum pernah terjadi sebelumnya.

4. Proses Otomasi dan Masalah Skala Banyak

Proses otomatisasi dan penskalaan proses bisnis adalah penting dan para profesional perlu hadir. Ini menciptakan perubahan yang langgeng yang menyemai organisasi untuk pertumbuhan di masa depan tetapi sulit. Otomatisasi proses bisnis menciptakan efek peracikan untuk organisasi karena biaya telah menjadi efisiensi yang membebaskan orang, sumber daya, dan waktu. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengejar investasi lebih lanjut atau sekadar meningkatkan kepuasan karyawan dengan mengurangi pekerjaan manual. Pertimbangkan juga manfaat lain untuk otomatisasi proses bisnis:

• Mendorong budaya inovasi: proses manual yang tidak pernah ditantang menciptakan budaya yang cukup baik dan memposisikan organisasi dalam jangka panjang untuk kinerja biasa-biasa saja, di mana ketika latihan mengeksplorasi solusi untuk masalah menciptakan percikan yang tepat dalam membantu orang-orang dalam tim tumbuh dan mau tak mau melayani pemangku kepentingan dengan cara yang lebih berdampak dan efektif.
• Jadikan lebih jelas apa yang penting: proses mendefinisikan ulang proses membantu menyaring apa yang benar-benar penting untuk setiap langkah bisnis, yang berarti efektivitas yang lebih besar dari produk akhir dan mengurangi pemborosan selama proses pengiriman. Organisasi yang memulai dengan pemangku kepentingan mereka terlebih dahulu akan bekerja mundur untuk menciptakan solusi yang jauh lebih inovatif.
• Definisi yang lebih luas seputar proses: proses otomatis sering kali menghasilkan proses yang sangat sistematis dan terdokumentasi, atau proses tersebut dibuat sebagai unsur otomatisasi
• Perlambatan eksponensial bagi mereka yang terlalu mengandalkan proses manual: perbedaan antara dua organisasi satu dengan proses manual dan lainnya dengan proses otomatis adalah eksponensial daripada linier, perusahaan dengan proses otomatis dapat menginvestasikan kembali simpanan dari sumber daya dan waktu ke proyek berdampak tinggi tanpa batas waktu, daripada menghabiskan waktu menduplikasi file, memindahkan file, atau entri data manual.

 

Meskipun ada manfaat untuk memproses organisasi otomatisasi harus mempertimbangkan risiko memperkenalkan teknologi baru ke organisasi, dan rajin menilai nilai inisiatif tersebut.(Egdaf)