Tujuan Otomatisasi Perkantoran

LancangKuning.com - Otomatisasi perkantoran atau lebih dikenal dengan nama AO (Automation Office) merupakan perubahan sistem informasi yang formal maupun informal yang berhubungan dengan komunikasi tentang sebuah informasi kepada orang yang berbeda dan berada di dalam sebuah perusahaan ataupun kepada orang yang berada di dalam perusahaan dari luar.

Otomatisasi perkantoran memiliki arti lain yaitu pergantian cara kerja peralatan kantor yang banyak dan dilakukan secara manual oleh tenaga kerja manusia dengan cara kerja peralatan kantor yang dapat dilakukan secara otomatis oleh peralatan yang mekanis seperti computer ataupun laptop.

Baca juga : Tempat Wisata di Riau

Dan secara garis besarnya, otomatisasi perkantoran memiliki arti sebuah strategi atau perencanaan yang akan menghubungkan atau menggabungkan beberapa teknologi dengan melakukan perbaikan dalam melaksanakan sebuah pekerjaan atau mengurangi tenaga kerja. Melakukan perbaikan yang dimaksud bukan berarti menggantikan semua cara manual yang ada. Mengapa tidak langsung menghilangkan cara manual yang ada pada sebuah kantor atau perusahaan? Karena ada banyak faktor yang harus dan wajib dipikirkan atau pertimbangkan oleh sebuah kantor maupun perusahaan untuk melaksanakan otomatisasi perkantoran.

Konsep dari otomatisasi perkantoran

Berikut ini merupakan konsep dari sebuah otomatisasi perkantoran :

• Melengkapi bagian komunikasi yang dilakukan secara tradisional yang artinya bukan menggantikan
• Mengubah aplikasi yang tidak tersusun menjadi sebuah aplikasi yang terpadu
• Memudahkan pengguna untuk mengirim dan menerima berbagai informasi
• Menghasilkan keuntungan bagi sebuah perusahaan dengan mengambil atau memilih keputusan yang bijak
• Menunjukkan dan mengarahkan proses atau cara kerja sebuah kantor maupun perusahaan ke proses atau cara kerja yang ke serba otomatisasi

Baca juga  :  Perbedaan Metode Mamdani dan Sugeno

Manfaat dari otomatisasi perkantoran

Otomatisasi perkantoran berhubungan erat dengan teknologi yang mengirim dan menerima berbagai informasi. Dalam hal tersebut sebuah perkantoran akan memaksimalkan penggunaan teknologi dan meminimalisir tenaga kerja manusia. Berikut ini merupakan manfaat yang didapatkan oleh sebuah kantor atau perusahaan jika menggunakan otomatisasi perkantoran di kantor atau perusahaan tersebut :

• Dapat merubah dan memperbarui sebuah data secara bersamaan seperti perubahan jadwal
• Pengguna dapat menyelesaikan dan menuntaskan semua pekerjaan dengan cepat dan mudah
• Digunakan untuk melengkapi dan bukan menggantikan
• Hanya menggunakan ruang penyimpanan data yang minim atau sedikit
• Dapat meminimalisir tenaga kerja manusia dalam jumlah  yang banyak

Tujuan dari otomatisasi perkantoran

Berikut ini merupakan tujuan dari sebuah otomatisasi perkantoran dalam sebuah kantor atau perusahaan :

• Untuk meminimalisir pengeluaran biaya dan memaksimalkan pemasukkan biaya
• Untuk memperbaiki dan melengkapi cara kerja atau proses dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan seorang tenaga kerja manusia
• Untuk mengembangkan komunikasi agar dapat memperoleh keputusan yang bijak bagi sebuah kantor atau perusahaan
• Untuk menggabungkan dan menghubungkan beberapa teknologi komunikasi
• Untuk memecahkan masalah yang terjadi dalam sebuah kelompok kerja

Dampak-dampak otomatisasi perkantoran

a. Berikut ini adalah dampak yang terjadi pada pekerja dan pekerjaan :

• Angkatan kerja wanita

Pekerja wanita semakin meningkat dan perkembangan teknologi yang semakin hari semakin canggih. Hal tersebut menyebabkan pekerja wanita harus mampu bersaing dengan pekerja pria dan mampu beradaptasi dengan teknologi atau computer.

• Pekerja profesional dan teknis

Semakin bertambahnya jumlah penduduk maka akan semakin bertambah pula permintaan barang produk dan jasa dari masyarakat. Hal tersebut tentunya memerlukan pekerja yang profesional dan pekerja teknis dalam jumlah tertentu.

• Manajer dan administrator

Perubahan posisi dan susunan manajer disebabkan oleh perubahan cara menggunakan sebuah mesin dalam sebuah kantor atau perusahaan, dan perubahaan organisasi dalam perusahaan atau kantor tersebut. Hal tersebut dapat menyebabkan sebuah perusahaan atau kantor memerlukan manajer yang terlatih dan sudah berpengalaman untuk memaksimalkan kemampuan para pegawai dan meningkatkan pemasukkan biaya kantor atau perusahaan tersebut.

• Pegawai administrasi

Perubahan teknologi dalam sebuah kantor atau perusahaan menyebabkan para pegawai administrasi wajib dan harus menguasai berbagai macam aplikasi yang berhubungan dengan kantor atau perusahaan tersebut.

Baca juga :  Tempat Wisata di Pekanbaru

b.  Berikut ini adalah dampak yang terjadi pada Pendidikan dan pelatihan pegawai

Terjadinya perubahan susunan pekerjaan mengakibatkan sebuah kantor atau perusahaan memerlukan pekerja yang terampil, berpendidikan tinggi dan handal semakin meningkat. Hal tersebut dapat menyebabkan pekerja nonsarjana menjadi sulit mencari pekerjaan dan meningkatkan angka pengangguran.

c. Berikut ini adalah dampak yang terjadi pada manajemen menengah

Perubahan teknologi pada sebuah perusahaan atau kantor menyebabkan kantor atau perusahaan tersebut memerlukan manajer yang ahli.

d. Berikut ini adalah dampak yang terjadi pada operasi perusahaan

Perubahan teknologi pada sebuah perusahaan atau kantor dapat menyebabkan perubahan baru pada konsep yang ada di manajemen serta struktur usaha dalam kantor atau perusahaan tersebut. (Mawarni)