Perkembangan Otomatisasi Perkantoran

LancangKuning.com - Otomatisasi kantor mengacu pada integrasi fungsi kantor yang biasanya terkait dengan mengelola informasi. Ada banyak alat yang digunakan untuk mengotomatiskan fungsi kantor dan penyebaran prosesor elektronik di dalam komputer serta di dalam mesin fotokopi dan printer adalah pusat dari kemajuan terbaru dalam otomatisasi kantor. Penyimpanan data awal, transfer data elektronik, dan pengelolaan informasi bisnis elektronik terdiri dari kegiatan dasar sistem otomatisasi kantor.

Sejarah modern otomatisasi kantor dimulai dengan mesin tik dan mesin fotokopi, yang mekanisasi tugas-tugas manual sebelumnya. Namun, saat ini, otomatisasi kantor semakin dipahami sebagai istilah yang merujuk tidak hanya pada mekanisasi tugas tetapi pada konversi informasi ke bentuk elektronik juga. Munculnya komputer pribadi merevolusi otomatisasi kantor, dan hari ini, sistem operasi populer dan antarmuka pengguna mendominasi sistem komputer kantor.

Revolusi ini telah begitu lengkap, dan telah menyusup ke banyak bidang bisnis, sehingga hampir semua bisnis menggunakan setidaknya satu aplikasi bisnis komputer komersial dalam kegiatan sehari-hari. Bahkan perusahaan terkecil biasanya menggunakan teknologi komputer untuk memelihara catatan keuangan, informasi inventaris, catatan penggajian, dan informasi bisnis terkait lainnya. "Teknologi tempat kerja yang dimulai sebagai alat bisnis yang praktis (tetapi masih opsional) pada 1980-an berkembang menjadi persyaratan prioritas tinggi pada 1990-an," diringkas Stanley Zarowin dalam Journal of Accountancy. "Ketika kita memasuki milenium baru, dibutuhkan lompatan kuantum lain, beralih dari prioritas ke prasyarat untuk melakukan bisnis."

Dasar-Dasar Otomatisasi Kantor

Secara umum, terdiri dari tiga dasar dari sistem otomatisasi kantor: penyimpanan informasi, pertukaran data, dan manajemen data. Dalam setiap area aplikasi yang luas, perangkat lunak dan perangkat keras bergabung untuk memenuhi fungsi dasar.

Penyimpanan Informasi

Area pertama dalam otomatisasi kantor adalah penyimpanan informasi yang biasanya dianggap mencakup catatan kantor dan formulir serta dokumen kantor primer lainnya. Aplikasi data memasukkan pengeditan dan penangkapan file, gambar, atau spreadsheet. Paket pengolah kata dan presentasi desktop mengakomodasi data tekstual dan grafik mentah, sementara aplikasi spreadsheet menyediakan pengguna dengan kapasitas untuk terlibat dalam manipulasi dan output angka yang mudah. Aplikasi gambar memungkinkan pengeditan dan penangkapan gambar visual.

Baca Juga : Tempat Wisata di Riau

Perangkat lunak dan sistem penanganan teks mencakup seluruh bidang pemrosesan kata dan penerbitan desktop. Pengolah kata, kegiatan otomatisasi kantor yang paling dasar dan umum, adalah memasukkan dan memanipulasi teks pada komputer. Aplikasi pengolah kata komersial hari ini memberikan kepada pengguna seperangkat perintah canggih untuk memformat, mengedit, dan mencetak dokumen teks.

Salah satu fitur yang lebih populer dari paket pengolah kata adalah templat dokumen yang telah diformat sebelumnya. Template secara otomatis mengatur hal-hal seperti gaya paragraf, ukuran font, footer, nomor halama, dan header sehingga pengguna tidak perlu mengatur ulang karakteristik dokumen setiap kali ia membuat catatan baru.

Penerbitan desktop menambah dimensi lain pada manipulasi teks. Dengan menggabungkan fitur pengolah kata dengan fitur desain halaman dan tata letak yang canggih, paket penerbitan desktop telah muncul sebagai alat yang berharga dalam pembuatan buletin, brosur, dan dokumen lain yang menggabungkan teks dan foto, grafik, gambar dan gambar grafik lainnya.

Perangkat lunak dan sistem penanganan gambar adalah aspek lain dari otomatisasi kantor. Contoh visual informasi termasuk gambar dokumen, foto, dan grafik seperti grafik dan tabel. Gambar-gambar ini dikonversi menjadi file digital, yang tidak dapat diedit dengan cara yang sama seperti file teks. Dalam aplikasi pengolah kata atau desktop, setiap kata atau karakter diperlakukan secara individual.

Dalam sistem pencitraan, seluruh dokumen atau gambar diperlakukan sebagai satu objek utuh. Salah satu penggunaan paling populer dari gambar yang terkomputerisasi adalah dalam presentasi atau pidato perusahaan. Paket perangkat lunak presentasi menyederhanakan pembuatan presentasi multimedia yang menggunakan video komputer, gambar, suara, dan teks dalam paket informasi terintegrasi.

Program spreadsheet memungkinkan manipulasi data numerik. Program spreadsheet awal yang populer seperti VisiCalc dan Lotus 123 sangat menyederhanakan pembukuan keuangan bisnis umum. Yang sangat berguna di antara banyak opsi spreadsheet adalah kemampuan untuk menggunakan variabel dalam pernyataan pro-forma. Opsi pro-forma memungkinkan pengguna untuk mengubah variabel dan memiliki rumus kompleks yang secara otomatis dihitung ulang berdasarkan angka-angka baru. Banyak bisnis menggunakan spreadsheet untuk manajemen keuangan, proyeksi keuangan, dan akuntansi.

Baca Juga : Akreditasi Jurusan Kampus Sekolah Tinggi Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Usman Safri Kutacane

Pertukaran data

Sementara penyimpanan dan manipulasi data adalah salah satu komponen dari sistem otomatisasi kantor, pertukaran informasi itu adalah komponen lain yang sama pentingnya. Transfer elektronik merupakan area aplikasi umum yang melakukan pertukaran informasi di antara banyak pengguna. Surat elektronik, pesan suara, dan faksimili adalah contoh aplikasi transfer elektronik.

Sistem yang memungkinkan transfer informasi instan atau "real time" (misalnya Percakapan online melewati pertukaran audio dengan video capture atau komputer) dianggap sebagai sistem berbagi elektronik. Perangkat lunak berbagi elektronik menggambarkan sifat kolaboratif dari banyak sistem otomatisasi kantor.

Sistem otomatisasi kantor yang mencakup kekuatan untuk bertukar informasi secara elektronik antara lebih dari satu user secara bersamaan kadang-kadang disebut sebagai sistem groupware. Salah satu jenis groupware adalah sistem pertemuan elektronik. Sistem pertemuan elektronik memungkinkan peserta yang tersebar secara geografis untuk bertukar informasi secara real time.

Peserta dalam rapat elektronik semacam itu mungkin berada di dalam kantor atau gedung yang sama, atau terpisah ribuan mil. Sistem berbagi elektronik jarak jauh biasanya menggunakan koneksi saluran telepon untuk mentransfer data, sedangkan berbagi dalam jaringan yang sama sering hanya melibatkan jaringan area komputer lokal (tidak diperlukan saluran telepon luar). Efektivitas fungsional dari sistem berbagi elektronik tersebut telah menjadi salah satu faktor dalam pertumbuhan telekomunikasi sebagai pilihan bagi para pekerja. Telekomunikasi bekerja di rumah, menjaga hubungan mereka ke kantor melalui komputer.

Baca Juga : Tempat Wisata di Pekanbaru

Perangkat lunak dan sistem transfer elektronik memungkinkan transmisi informasi kantor secara elektronik. Surat elektronik menggunakan penyimpanan berbasis komputer dan seperangkat protokol komunikasi jaringan untuk meneruskan pesan elektronik dari satu pengguna ke pengguna lainnya.

Sebagian besar dari sistem ini memungkinkan pengguna untuk menyampaikan surat elektronik ke lebih dari satu penerima, meskipun mereka menyebutnya dengan cara kuno sebagai penyalinan karbon atau "penjejakan." Surat elektronik, atau sistem email, menyediakan fitur keamanan, pengiriman pesan otomatis, dan sistem manajemen surat seperti folder atau notebook elektronik. Pesan suara pada dasarnya menawarkan aplikasi yang sama, tetapi untuk telepon, bukan komputer.

Mesin kantor tradisional lainnya terus mengalami perubahan yang meningkatkan kapasitas pertukaran data mereka juga. Mesin fotokopi digital, misalnya, semakin multifungsi (dengan kemampuan menyalin, mencetak, mengirim faks, dan memindai) dan dapat dihubungkan ke jaringan komputer. Laptop, Personal Digital Assistants (PDA), dan Blackberry (ponsel nirkabel dan unit PDA) menggunakan teknologi transfer data nirkabel untuk menyediakan akses instan ke informasi yang disimpan di jaringan komputer dan server perusahaan dari mana saja dalam jangkauan sel. menara telepon atau pemancar Internet nirkabel. Itu berarti hampir di mana saja di daerah perkotaan Amerika Serikat hari ini.

Manajemen data

Sistem otomatisasi kantor juga sering digunakan untuk melacak data jangka pendek dan jangka panjang di bidang rencana keuangan, rencana alokasi tenaga kerja, pengeluaran pemasaran, pembelian inventaris, dan aspek bisnis lainnya. Manajemen tugas atau sistem penjadwalan mengawasi dan mengontrol berbagai proyek dan aktivitas di dalam kantor. Sistem manajemen elektronik memantau dan mengendalikan kegiatan dan tugas kantor melalui jadwal, penjadwalan elektronik, dan penjadwalan sumber daya.(Faisal)